İnsan kaynakları sistemi (HRS), bir kuruluştaki insan kaynakları uygulamaları, politikaları ve yönetimi ile ilgili bilgileri toplayan, depolayan ve paylaşan bir bilgi teknolojisi sistemidir. Aynı zamanda bir insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS), insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS), insan kaynakları yönetim sistemi (HCMS) ve insan kaynakları bilgi teknolojisi (HRIT) olarak da bilinir. Bir HRS, bir kuruluşun federal ve eyalet istihdam yasalarına uygunluk dahil olmak üzere, insan kaynaklarının tüm karmaşık ve birbirine bağlı yönlerini yönetmesine yardımcı olur.
HMS Yapısı
Bir HRS, çalışan yönetimi, ücret ve sosyal haklar ve karar desteği gibi önemli insan kaynakları yönetimi fonksiyonlarını otomatikleştirir. İşe alma, zaman ve katılım, maaş, sosyal haklar ve emekli aylıkları, çalışanların becerileri ve eğitimi gibi fonksiyonel işlem birimlerine bağlı bir dizi entegre veri tabanından oluşur. Veritabanları entegre olduğundan, çalışan adı, adresi ve Sosyal Güvenlik numarası gibi temel bilgilerin yalnızca bir kez girilmesi gerekir, bundan sonra tüm işlevsel işlem birimleri bilgileri alabilir ve kullanabilir.
Çalışan Yönetimi
HRS, çalışanlarla ilgili tüm bilgileri istihdam için ilk başvurularından son maaşlarına kadar tutar. Temel tanımlayıcı bilgileri, iş görevlerini, performans bilgilerini, ücret oranını, çalışan becerileri envanteri ve eğitim geçmişini yakalar. Çalışan yönetimi veritabanında toplanan bilgiler, yaş, cinsiyet, ulusal köken, ırk ve sakatlık gibi Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) için gerekli uygunluk raporlaması için de kullanılır.
Tazminatlar ve kazançlar
HRS tazminat ve tazminat fonksiyonları, çalışılan saatlerle ilgili bilgi toplar ve ücretleri, federal ve eyalet vergilerini ve sağlık sigortası ve emeklilik primleri gibi diğer kesintileri hesaplamak için kullanır. Sistem, maaş çekleri veya doğrudan çalışan banka hesaplarına mevduat ödemeleri üretir. Ayrıca, kazanılan tatil ve hastalık izni ile ödenen süre ve yıl içindeki toplamları hesaplar.
Karar desteği
Bir HRS, ücret, yeni işe alımlar ve çalışan transferleri gibi standart insan kaynakları raporları oluşturarak raporlama ve karar destek faaliyetlerini kolaylaştırır. Bu bilgiler işletmeyi yönetmek, kurumsal performansı ölçmek ve gelecek için plan yapmak için kullanılır. Bir HRS, kullanıcıların belirli durumları analiz etmek ve kuruluşun bir alanındaki artan çalışan devri gibi eğilimleri tanımlamak için özel raporlar oluşturmasına da izin verir.
Bilgi paylaşımı
İnsan kaynakları sistemleri, bilgi paylaşımı ve bir kuruluşun finans, muhasebe ve tedarik zinciri de dahil olmak üzere diğer temel iş sistemleriyle entegrasyonunu kolaylaştırır. Ayrıca, düzenleyici kurumlar için raporlar ve sağlık sigortası ve emeklilik planı yöneticilerine yapılan ve bunlardan veri transferleri gibi üçüncü şahıslarla veri paylaşımına da izin verir.
Çalışan Self Servis
Birçok insan kaynakları sistemi, şirkete ait güvenli ve özel bir web sitesi olan bir intranet bağlantısıyla çalışan bir çalışan self servis işlevi içerir. Çalışanlar bu web sitesini kullanarak kişisel bilgilerini güncelleyebilir, çalışma saatlerini girebilir, eğitim için kayıt olabilir ve bir insan kaynakları temsilcisiyle görüşmek zorunda kalmadan birikmiş tatillerini ve hastalık izinlerini arayabilirler. Çalışanlar, bilgisayardan masalarında, bir dizüstü bilgisayarda veya fabrika katında veya depoda bulunan bir bilgisayar kulübesinden bilgilerini arayabilirler.
