Mektuplar, hem kişisel hem de ticari duyguları iletmenin önemli bir yoludur. Ancak, kişisel mektuplar iş arkadaşlarından çok farklıdır. Şirket işlemleriniz sırasında doğru iş görgü kurallarını göstermek için, bu farkları tanımalı ve harf stillerini karıştırmamak için acı çekmelisiniz. Bu, çalışanlara, müşterilere, hissedarlara ve yatırımcılara profesyonel görünmenize yardımcı olacaktır.
Biçim
İş mektupları ve kişisel mektuplar çok farklı şekilde biçimlendirilmiştir. Bazı küçük değişikliklerde, işletme mektupları genellikle 1 inç kenar boşluklarına sahiptir. Ayrıca, yalnızca paragraflar ve giriş veri satırları (örneğin, tarih, konu) arasında çift boşluk bırakarak tek boşlukludurlar. Mektup paragraf girintisi olmadan haklı bırakılmıştır. İş mektupları da her zaman yazılır. Buna karşılık, kişisel mektuplar hemen hemen her formatta olabilir. Kişisel mektubun nasıl görünmesini istediğine karar vermek yazara bağlıdır. Geleneksel olarak kişisel bir mektup el yazısıyla yazılmıştır, ancak teknolojinin ilerlemesi ile birçok kişi bilgisayarlarına kişisel mektuplar yazar, çünkü elle yazmaktan daha hızlıdır.
içerik
Bir iş mektubunda, içerik her zaman nesneldir - yani, mektubun amacı şeffaftır. Kişisel bir mektupla, içerik birçok farklı konuyu kapsayabilir ve geçmiş olayları ve duyguları ilişkilemeye problem çözmekten çok daha fazla vurgu yapılır. Kişisel mektuplar çok daha anlamlı olabilir. Kişisel mektuplar bazı işletme veya finans konularına değinebilir, ancak işletme mektupları işi doğrudan etkilemediği sürece, kişisel mektuplar kişisel konuları tartışmaz.
Dil ve Noktalama İşaretleri
İş mektupları, kişisel mektuplardan daha resmi bir dil kullanır. Yazarlar sözcük seçimine özellikle dikkat eder, çünkü sözcük seçimi yasal konularda büyük fark yaratabilir. Selamlama ve kapanışlar kibardır ve uygun başlıkları ifade eder (örneğin Başkan Edwards, Bayan Neman). Kolonlar, iş mektuplarında kişisel mektuplardan çok, özellikle de selamlama ve tanıtım veri satır etiketlerinden sonra kullanılır (örneğin, RE:, DATE:). Kişisel mektuplar, ttyl (sonra görüşürüz) veya btw (bu arada) gibi argo ve ticari olmayan kısaltmalar da dahil olmak üzere herhangi bir dili kullanabilir. Bunun avantajı, yazarın kişiliğinin gerçekten ortaya çıkmasıdır. İş mektupları genellikle yazarın gerçek "sesini" kaybeder. Kişisel mektuplar standart noktalama kuralları kullanır, ancak çok resmi olmadıklarından, yazarlar genellikle bazı temel noktalama işaretleri ve büyük harf kullanımı standartlarını göz ardı eder.
Neden Farklılaşmalı?
İnsanların kişisel mektupları iş mektuplarından ayırmasının temel nedeni, iş mektubu yazma yönteminin standart bir şekilde iş operasyonlarında verimlilik yaratmasıdır. Örneğin, iş adamları iş mektubunun amacını konu başlığından hızlıca belirleyebildiklerini biliyorlar. Verimlilik gelire dönüşebilir. Farklılaşmanın bir başka nedeni de, profesyonel bir format kullanmanın, harfin içindeki her şeyin önemli olduğunu ifade etmesidir. Üçüncüsü, iş mektubu formatının kullanımı profesyoneller tarafından beklenmektedir. Şirketinizle iş biçimine uymazsanız, daha az hazırlıklı veya deneyimsiz olarak karşılaşabilirsiniz.
