Her ne kadar birçok kişi toplantıları zaman kaybı olarak görse de, bilgiyi paylaşmanın, büyük bir projenin ilerlemesini izlemenin ve bir ekibin üyeleri arasındaki iletişimi geliştirmenin etkili bir yoludur. Gereksiz gecikmeleri önlemek için katılan herkesin toplantıya katılması ve zamanında gelmesi önemlidir. Zamanında orada bulunacak kişilerin etkili bir şekilde yönlendirilmesi, yapılacak toplantıdan birkaç gün önce herkese yaklaşmakta olan toplantının hatırlatıcısını göndermektir.
Tüm toplantı katılımcılarına toplantıdan birkaç gün önce bir e-posta gönderin.
E-posta şablonunun "Kime" alanına girmesi beklenen herkesin e-posta adreslerini girip mesajınızı oluşturmaya başlayın.
Tarih, saat ve konum gibi önemli bilgileri ekleyin. Varsa bir gündemi de ekleyebilirsiniz. Bu, katılımcıların toplantıya hazırlanmalarına yardımcı olacaktır.
Toplantı yalnızca birkaç kişiyi içerecekse, herkese kısa mesaj göndermeyi tercih edebilirsiniz. Bu, planlanan toplantının katılımcılarını uyarır ve ayrıntıları doğrudan cep telefonlarına gönderir. Bu şekilde, nerede olduklarını bir düğmeye dokunarak toplantının saati ve yeri gibi ayrıntıları kontrol edebilirler. (Herkesin doğru cep telefonu numarasına sahip olduğunuzdan emin olun. Yanlışlıkla bir sabit hatta gönderilen mesajlar alınmaz.)
