İnsanlar yoğun hayatlar yaşar ve bir şeyler yapmaları gerektiğinde her zaman hatırlamazlar. Son başvuru tarihi hakkında hatırlatma mektupları göndermek, yalnızca profesyonel bir nezaket olabilir veya hesap sisteminizin bir parçası olabilir. Bu harflerin tonu, bir hatırlatıcı gönderme nedeninize bağlıdır. Örneğin, meşgul ebeveynlere yaz kampına kaydolma için son başvuru tarihini hatırlatıyorsanız, destekleyici bir ton kullanırsınız. Bir fatura ödenmezse yasal işlemi tehdit eden bir iş mektubu farklı bir yaklaşım gerektirir. Alıcıya harekete geçmesi için zamanın bitiminden önce etkili hatırlatma mektupları gönderilir.
Harf dostça bir hatırlatma olarak belirtilmişse, mektubu konuşma tonuyla yazın. Dostça bir mektup için, ilkbaharın ne kadar çabuk sona erdiğine dair bir gözlem yapmak gibi, mektubu yürekli bir şekilde başlatmak için ilk paragrafı kullanın ve bu, yaz kampına kaydolmak için son tarihin hızla yaklaşmakta olduğu anlamına gelir. Sert bir işletme mektubu için, neden yazdığınızı ve alıcının mektuba neden cevap vermesi gerektiğini belirterek derhal konuya gelin.
Son paragrafı açıkça belirterek ikinci paragrafa başlayın. Son başvuru tarihi, örneğin 7 Aralık Çarşamba, 5:00 gibi açık ve net bilgiler verin. ET. Zaman isteğe bağlıdır, ancak bazı durumlarda yararlıdır.
Son tarihin nasıl karşılanacağı hakkında net talimatlar verin. Son ödeme tarihine veya sonrasına kadar ödenmesi için bir ödeme göndermeyi veya son tarihten önce bir işleve çevrimiçi kaydolmayı içeren olasılıklar. Ödenecek ödeme tutarı gibi diğer alakalı bilgileri ya da görevi tamamlamak için gereken diğer bilgileri listeleyin.
Alıcıya son tarihi kaçırmanın sonuçlarını söyleyin. Örneğin, son başvuru tarihinden sonra kayıt yaptıran kişilerin daha yüksek bir ücret ödeyeceğini veya geç kayıt için herhangi bir hüküm bulunmadığını belirtin.
"Saygılarımla" veya "Saygılarımla" gibi ücretsiz bir kapanışla bitirin.
