Tahsilat faaliyetleri, birisinin size veya işinize borçlu olduğu ve ödeme yapmak istememesi gibi durumlarda hoş olmayan bir gerekliliktir. Çağrılarınızı engellemek için her türlü nedeni olan bir kişiyle zaman alıcı ve sonuçsuz bir telefon etiketi oyunu yapmak yerine, borcun somut bir hatırlatıcısı olarak ticari bir yazı yazın. E-posta mesajları kağıdın üzerindeki mürekkepten daha az zaman alabilir ve hazırlanabilir, ancak posta yoluyla iletişim kurmaya çaba göstermeniz, ödeme yapma konusunda samimi ve ciddi niyetinizin altını çizer.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
mektup başlığı
-
Fatura kopyası
Gecikmeli göndericinin ödemeye borçlu olduğu işletme veya kuruluşun resmi antetli kağıdında mektubunuzu oluşturun. Eğer böyle bir antetli kağıt yoksa, mektubu kurumunuzun adı ve adresi ile birlikte açın. Bu bilgileri, size ödeme borcuna sahip olan kişi veya işletmenin tam adı ve adresi ile izleyin. Alıcıyı tanımlayan selamlamadan önce alıcının hesap numarasını ve faturayı veya işlem numarasını listeleyin.
Resmi bir kişisel selamlama kullanın. Alıcıya “Sayın Bayan Jones” veya “Sayın Bay Smith” olarak hitap edin. Bir bireye ait tam iletişim bilginiz yoksa, "Kime Endişeli Olabilir" ile başlayın.
Derin bir hayal kırıklığı hissetseniz bile, profesyonel, samimi, iyimser bir tonu koruyun. Kanıtınızı alacaklıya faturanızı gözden kaçırdığı ve uygun havale yapmak için bir hatırlatmaya ihtiyacı olduğu fikrine odaklanın.
Ödediği alım veya hizmetin tüm detayları dahil olmak üzere borcun miktarını ve niteliğini belirtiniz. İşlem ve teslimat tarihlerinin yanı sıra diğer tanımlayıcı bilgileri de ekleyin.
Ödeme alanından ne beklediğinizi, ne kadar sürede ödemeyi beklediğinizi de söyleyin. Zaten uygulanan veya uygulanacak olan faiz veya gecikme ücretleri de dahil olmak üzere tüm cezaları netleştirin.
İletişim bilgilerinizi verin; böylece durumu belirleyen kişi durumu açıklığa kavuşturmak veya bir ödeme uzatması talep etmek için size ulaşabilir. Antetli kağıdın üzerinde olsalar bile, doğrudan telefon numaranızı ve e-posta adresinizi belirtin. Habercinin dikkatine ve çalışma ya da iş ilişkinize verdiğiniz değerin tekrar doğrulanmasına teşekkür ettiğiniz için teşekkür ederiz.
İpuçları
-
Eski "bal ile sirke ile daha çok sinek yakalayacağınız" deyişi bol miktarda ödeme hatırlatmaları için geçerlidir. Bu mektubun nihai bir talebi temsil etmediği sürece, faturanın yoldan gitme ihtimaline yer bırakmayan veya gönderen kişi, ödeme detaylarına dikkatini çeken bazı yanlışlıklar yaşadı.
İlgili faturanın veya bildirimin bir kopyasını alın. Havale için kendinden adresli bir zarf eklerseniz, mektubunuzda belirtin.
Uyarı
Mektubunuz, küçük tazminat davası davaları veya diğer tedbirler dahil olmak üzere toplama çabalarının bir parçası olarak yapmayı planladığınız belirli bir eylemi ana hatlarıyla belirtirseniz, ana hatlarıyla belirttiğiniz önlemleri takip etmeye hazır olun.
