Hatırlatma mektupları, fatura ödemeyi unutmuş olan müşterilerle iletişim kurmanın yanı sıra, bir randevu veya olayı hatırlatmaları için insanlarla iletişim kurmada yararlıdır. Sık sık e-posta kullanan müşteriler için, hızlı bir şekilde erişmenin çok kolay bir yolu olan bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz. Çevrimiçi mektuplar, mektubunuzun agresif ya da kaba gelmediğinden ve doğru dilbilgisi zorunluluğundan emin olmak için her kelimeye ayrıntılı dikkat gösterilmesini gerektirir.
Kişiye hatırlatmak istediğiniz bilgilerin doğruluğunu kontrol edin. Yanlış bilgi içeren bir toplama hatırlatıcısının gönderilmesi müşteriyi şaşırtacak ve muhtemelen kızdıracaktır. Randevu ve etkinlik hatırlatıcıları, kişilerin talep ettikleri zaman bu randevuyu yapmasını veya bu etkinliğe katılmasını sağlamak için doğru bilgileri de içermelidir.
Bilgilerinizin yanlış olduğunu veya müşterinin zaten ödeme yaptığını kabul edin. Yalnızca kendi kayıtlarınızı görebildiğinizi ve başvurabileceğiniz başka hiçbir bilginiz olmadığını gösteren bir ifade, mektubu okuyan kişinin amacınızı perspektifinizden anlamasına yardımcı olabilir. Partinin yakın zamanda bir ödeme gönderip göndermediğini ve bu ödemenin mektuba yansıtılmadığını bildirmek, hatırlatma mektubunun alıcısından gelen kızgın bir cevabı kesecektir.
Nazik davranın ve müşteriye, size bir hatırlatma mektubu yollandıysa, tedavi olmak istediğiniz gibi davranın. Gözetim, yanlış hesaplamalar ve hafifletici koşullar herkesin hayatında olur. Mali hatırlatma mektubundaki aşırı kaba veya saygısız yorumlar, mektubu gönderdiğiniz kişiden para almanıza yardımcı olmaz. Bunun yerine, mektubu kesin tutun ve hesabın yalnızca ayrıntılarını kibar bir şekilde tartışın; kaba veya incitici açıklamalardan kaçının.
Ödeme isteyen bir hatırlatma mektubu gönderirken orijinal fatura bilgilerini ekleyin. Birçok müşteri, bu hesabın ne anlama geldiğini unutmuşlarsa orijinal faturayı görmek isteyecektir. Zaman kazanmak için, orijinal faturalamayı müşteriye hatırlatma mektubuna ekleyin. Orijinal fatura bilgileri, e-posta yoluyla bir hatırlatma mektubu gönderdiğinizde, müşterinin çevrimiçi hesabına bir bağlantı olabilir.
Bir cevap isteyin. Müşteriden bir cevap istemek, ödeme havale talebini, geri arama telefonunu, e-posta yanıtını istemek veya doğru iletişim bilgilerini doldurmayı ve size geri göndermeyi içerebilir. Müşteriden bir yanıt isteyerek, kibar bir şekilde, müşteriyi hesabı tartışmaya ve müşteriden bir ödeme almaya açmaya daha açıksınız.
Size ulaşmak için iletişim bilgilerini sağlayın. Hatırlatma e-postasında tüm iletişim bilgilerinizin bulunduğundan emin olun. Fiziksel bir adres veya posta adresi yeterli olmayabilir; müşteriye size mümkün olduğunca ulaşması için e-posta, web sitesi, telefon ve faks numaraları ekleyin.
