Bir teklif talebinde bulunduktan sonra, aldığınız tüm teklifleri, her birinin dikkatlice değerlendirilmesine dayanarak karşılaştırmalısınız. Karmaşık bir girişim, kararda yer alan birkaç kişi varsa, bu işlem daha karmaşık hale getirilebilir. Bir matris, RFP'niz tarafından oluşturulan teklifleri değerlendirmenize yardımcı olabilir.
Tüm teklifleri topla. Danışmanların isimlerini ve şirket adlarını, göründükleri yerde kaldırın. Bunun yerine, her teklifi numaralandırın. Bu, her bir teklife atıfta bulunmak için faydalı bir kısa yol sağlayacaktır ve belirli bir danışmanla ilgili önyargıları ortadan kaldırır. Bu sayıları, üst kısımdaki matrisin sütunlarına etiket olarak yerleştirin.
Teklifleri değerlendirmek için kriterler belirleyin. RFP büyük olasılıkla danışmanların tekliflerine, örneğin bütçe ve zaman çizelgesine dahil etmesi gereken çeşitli unsurları listeledi. Bu kriterleri, matrisin satırlarında, sol tarafa doğru sıralayın. Hariç tutulan bütün kriterleri RFP'ye dahil etmeyin; Aksi takdirde, değerlendirmenin sonuçlarını önyargılı tutabilirsiniz.
Göz önünde bulundurulması yararlı olan ancak RFP'de olmayan ek kriterleri ekleyin. Örneğin, teklifin yazı ve düzen açısından kalitesi, danışmanın genel yazma kabiliyetini gösterebilir. Bir başka olası kriter referanslardan alınan geri bildirim türü olabilir. Temel içerikle ilgili kriterler eklememeye dikkat edin. Danışman, teklifi yazarken bu kriteri bilmez, bu yüzden onu bu konuda yargılayamazsınız. Ek kriterleriniz, işi tamamlamada danışmanın kapasitesi ve kabiliyeti ile ilgili olmalıdır.
Her bir teklifin, her kriteri nasıl karşıladığını değerlendirin. Birden fazla gözden geçirenin önerileri değerlendirirken bir sıralama sağlamak için 1-5 ölçeği genellikle kullanışlıdır. Bir gözden geçirenin 2’si başka bir gözden geçirenin 3’ü olsa da, bu sıralama süreci en iyi tekliflerin vurgulanmasına yardımcı olacaktır. Sadece birkaç aday kaldığında, hangilerinin işe alınacağı hakkında akranlarınızla konuşmaya başlayabilirsiniz.
