Belirli çalışanlara kredi kartı vermeye karar verdiğinizde, bu kartların kullanımını düzenleyen kurallar ve düzenlemeler belirlemeniz gerekir. Ayrıca, kredi kartı harcamalarını takip etmeye ve harcamaları kontrol altında tutmaya yardımcı olacak bir dizi prosedürün uygulanması iyi bir fikirdir. Şirket kredi kartları, seyahat veya ofis masrafları gibi iş amacıyla kendilerine ihtiyaç duyan çalışanlara verilmelidir. Bir şirketin kredi kartının şartlarından biri, kartı kötüye kullanmanın fesihle sonuçlanmasıdır.
Kişisel kullanım
İş kredi kartları, arada sırada yapılan alışverişler ve iş seyahatlerini finanse etmek için uygun bir yol sağlayabilir, ancak aynı zamanda kötüye kullanım için önemli bir fırsat sunar. İyi politikalar ve prosedürler, işletmeleri kişisel harcamalarını karşılamak için kartları kullanan çalışanlardan korumaya yardımcı olabilir ve misilleme korkusu olmadan güvenli bir şekilde ne tür alımlar yapabileceklerini bildirerek çalışanları koruyabilir.
Bir şirketin kredi kartının çalışanlar tarafından kişisel kullanım için kullanılmasının önlenmesinin yollarından biri, yalnızca iyi finansal sorumluluk gösteren çalışanlara kart dağıtmaktır. Bu, bir kart için düşünülen çalışanlar üzerinde kredi kontrolü yapılmasını gerektirebilir. Kişisel alışverişlerde şirket kredi kartlarının kullanılmasını yasaklayan bir politika hazırlanmalıdır. Bu durumu azaltmaya yardımcı olmak için, çalışanlara şirket aracılığıyla kartlar verilmelidir ve şirket aylık faturası almalıdır. Çalışanlardan, kartlarına tahsil edilen her masrafı belirtmek için bir masraf formu göndermeleri gerekir. Gider tablosu gerçek fatura ile eşleşmiyorsa, kartın kişisel kullanımı olabilir. Bu kontrol ve bakiye sistemi, bir çalışanın kartlarının kullanımından sorumlu olduklarını hatırlatmasına yardımcı olur.
ön onay
Bir şirketin kredi kartı yalnızca ticari amaçlar için kullanılmalıdır, ancak bir çalışan müşterileri eğlendirirken, ticari amaçlar ve kişisel kullanım arasındaki çizgi bulanıklaştırılabilir. Bir şirketin kredi kartının her kullanımı, şirket tarafından onaylanmalıdır. Müşterileri eğlendirmek gibi değişken ücretler için kabul edilebilir eğlence biçimlerini ana hatlarıyla açıklayan ve tanımlayan bir protokol benimsenmelidir. Müşterileri eğlendirmeden önce, çalışana, şirketin kredi kartındaki masraflar konusunda ne kadar ödeme yapacağına dair önceden belirlenmiş bir sınır verilmelidir. Belirlenen miktarın üzerindeki ücretler çalışanın sorumluluğundadır ve kredi kartının onaylanmamış eğlence türlerinde kullanılması fesihle sonuçlanmalıdır.
sorumluluk
Şirket kredi kartları yalnızca önceden onaylanmış şirket amaçları için kullanılacağından, belirli amaçlar dışında çalışanların şirket kredi kartlarını taşımasına izin vermemek iyi bir fikir olabilir. Kredi kartlarını sadece ihtiyaç duyulduğunda vermek, şirket kredi kartlarında yetkisiz ödeme yapılmamasını sağlamaya yardımcı olabilir.
