Bir bordro politikası, maaşların yönetimi, zaman tutma, bordro programları ve ödeme yöntemleri ile ilgili olarak bordro sürecini tanımlar. Belgelendirilmiş prosedürler açık ve tanımlanmış bir onay süreci, verimli bordro faaliyetleri, formların kullanılabilirliği ve uygun kontroller sağlar. Bordro politikası ve prosedürleri oluşturulmuş bir kuruluş, çalışanlara maaşların ve ücretlerin doğru ve zamanında ödenmesini sağlayabilir.
önem
Bordro, herhangi bir organizasyondaki en büyük harcamalardan biridir. Bir bordro politikası, bu gideri kontrol etmek ve korumak için iç kontroller ve dengeler kurar. Hata insidansını ve dolandırıcılık olasılığını azaltır. Büyük şirketlerde bordro süreci çok zaman ve kaynak gerektirir. Bordro prosedürleri, zaman toplama, belge işleme, veri girişi, ödeme ve kayıt tutma anlamında verimlilik yaratır. Otomasyon ve sistem teknolojisindeki ilerlemeleri dahil ederek, prosedürler düşük maliyetli olabilir ve şirketten tasarruf sağlar.
amaç
Bir bordro politikası, çalışanların her zaman doğru zamanda doğru ücreti alacaklarını garanti eder. Şirketin özellikle vergiler, Medicare, Sosyal Güvenlik ve adil işçilik standartlarını ifade eden federal, eyalet ve yerel yasalara uymasını sağlar. Mevzuata uyum, şirketin ceza ödemekten kaçınmasına yardımcı olacaktır. Bordro prosedürleri ayrıca kurulan tazminat yapı ve sistemlerinin, departman bütçelerinin ve toplu iş sözleşmelerinin uygulanmasını da destekler.
Özellikler
Bir bordro politikası, bordro personelinin ve yöneticilerinin sorumluluklarını ve sorumluluklarını tanımlar. Bordro gizli bilgiler içerdiğinden, politika erişim ve güvenlik seviyelerini belirtmelidir. Ayrıca, farklı çalışan gruplarının gerektirdiği eğitimi de tanımlar. Bordro işlemleri, çalışanın işe alındığı andan itibaren süreci detaylandırmaktadır. Yeni işe alımlar, istihdam değişiklikleri, bilgi güncellemeleri, özel ödemeler, kesintiler, zaman raporlama ve sonlandırma için bordro faaliyetlerini ve gerekli formları içerir.
hususlar
Dolandırıcılık riskini en aza indirmek için, bordro politikası iç kontrolleri içermelidir. Bir kontrol biçimi görevlerin ayrılmasıdır. Örneğin, maaş bordrosu işlemlerine katılan iki çalışan varsa, biri maaş bordrosu belgelerini hazırlarken, diğeri yetkilendirir ve onaylar. Onaylayan bir otorite tüm ödeme ve izin bilgilerini gözden geçirmelidir. Muhasebe gibi başka bir grup veya bölüm, bordro işlemlerini denetleyebilir. Bordro prosedürleri, sadece yetkili kişilerin bunlara erişebilmesini sağlamak için, bordro bilgilerinin gizliliğini de korumalıdır.
Sorumluluklar
Bordro departmanı, verimli ve zamanında bordro işlemlerini sağlamak için bordro iş akışını yönetmekten sorumludur. Bordro belgelerinin sunulması için bordro programları ve son tarihler belirler. Bordro personeli, bordro sistemindeki bilgilere erişimi atar ve kontrol eder. Sisteme bilgi girerler ve gerekli değişiklikleri yaparlar. Yöneticiler, gerekli maaş bordrosunun belirlenmiş zaman dilimlerinde tamamlanmasını ve iletilmesini sağlamalıdır. Çalışanlar, ödemeleri ve kesintileri gözden geçirmek ve tutarsızlıklardaki bordro departmanına tavsiye etmekten sorumludur. Ayrıca, bilgilerini güncel tutmaları gerekir.
