Dosyalama sistemleri yıllar içinde, dosyalama evraklarını kutularda elektronik olarak gözden uzak tutan dosyaları saklayan karmaşık yazılım programlarına kadar gelişti. Bugün bir çeşitlilik seçebilseniz de, tüm dosyalama sistemleri bir ana amacı paylaşıyor: etkili kayıt yönetimi. Çeşitli dosyalama sistemlerinde, en uygun olanı seçmek için her birinin özelliklerini dikkate almak önemlidir. En yaygın dosyalama sistemlerinin uygulanması kolaydır ve etkili bir dosya yönetimi aracı sağlar.
Alfabetik Dosyalama
Alfabetik dosyalama, 5.000'den az kayıt için en yaygın dosyalama sistemidir. Alfabetik sıraya göre dosyalama, dosyaları şahısların, işletmelerin, kurumların, ajansların, konuların, konuların veya coğrafi konumların adlarına göre sözlük sırasına göre düzenlediğiniz bir sistemdir. Bu sistem müşteri veya müşteri adı dosyaları için etkilidir. Eğer konulara dosya veriyorsanız, göreceli bir indeks kullanın. Dizin, her bir konuyu temsil etmek için seçilen konu adlarının alfabetik sıradaki bir listesidir. Kayıt altına alınacak konu adını bulmak için göreceli dizine başvurun.
Sayısal Dosyalama
Sayısal bir dosyalama sistemi kurarken, dosyaları doğrudan kayıttan veya atanmış bir numaradan kullanarak sırayla düzenleyin. Çoğu sistem, dosyaları almak için bir dizin kullanır. Sayısal bir dosyalama sistemi, daha hızlı dosyalama ve dosya bulma nedeniyle üretkenliği artırır.Aynı zamanda doğru tanımlama sağlar ve daha fazla gizlilik sağlar. Sonsuz genişleme yeteneğine sahiptir ve alfabetik dosyalama sistemlerinin aksine, 5.000'den fazla kayıt için kullanabilirsiniz.
Alfa Sayısal Dosyalama
Alfa-sayısal dosyalama, adların ve sayıların bir kombinasyonunu kullanır. Genellikle bu tip dosyalama sistemini konu isimleri ve numaralarıyla birlikte kullanırsınız. Dosyaları alfabetik bölümlere veya konu başlığına ve ardından sayı kategorisine göre düzenleyin. Alfa-sayısal dosyalar için göreceli bir dizin kullanmak gereklidir. Dizin, her alfabetik bölüme atanan sayı kodlarını listeler.
Kağıtsız Dosyalama Sistemleri
Kağıtsız dosyalama sistemleri birçok işletme ve ev için yaygınlaşmaktadır. Fiziksel depolama alanı ihtiyacını ve kaybedilen veya yanlış yerleştirilen bilgi sorununu çözer. Kağıtsız bir dosyalama sistemi, birden fazla departman arasında paylaşılan erişim sağlar. Paylaşılan erişim kayıtlara isteğe bağlı erişim sağlasa da, erişimi denetlemek için dosyaları görüntülemek, düzenlemek, oluşturmak veya silmek için kullanıcı hakları belirleyebilirsiniz. Kağıtsız dosyalama sistemlerinin türleri arasında basit yazılım programları, doküman sunucuları ve doküman yönetim sistemleri bulunur.
