Öfkeli iş mektupları, hoşnutsuz tüketiciler veya bir tür değişiklik veya finansal ücret isteyen çalışanlar tarafından yazılır. Yaygın olarak şikayet mektubu olarak adlandırılan öfkeli bir mektubun büyük bölümü, hoşnutsuzluğa yol açan olayları ve olayları gözden geçirmeyi içerir. Mektup yazarı, şirketi yapıcı bir sohbete gerçekten dahil etmek isterse, mektup boyunca profesyonel kalması gerekir.
Gerçek İfadeleri Kullan
Varsayımları veya görüşleri değil, mektuba gerçekleri yazın. Hayal kırıklığı, öfke veya sıkıntı yaratan şeyleri belirtin. Kronolojik bir sırada olanların ayrıntılarını ana hatlarıyla gösteren gerçekleri kullanın. Gerçekleri belirtirken, görüş veya duygu vermeyin. Mektup, daha profesyonel ve bu nedenle daha etkilidir; duygular olabildiğince dışarıda bırakılmıştır.
Örneğin, "Havayolu faturamda üç adet kontrol edilmiş çanta için bir ücret var. Biletim yalnızca bir adet kontrol edilmiş çanta olduğunu belirtiyor." Bu beyanlar gerçektir çünkü fatura ve biletin dokümantasyonu ile kanıtlanabilirler.
Gerçekler belirtildikten sonra, neden bu uyarılmış öfke ve hayal kırıklığını uyandırdığını açıklayın. İsim arama, küfür ve suçlayıcı beyanlarından kaçının. Örneğin, "Bu yasa dışı suçlamalarla paramı çalıyorsunuz", yalnızca sorunu artırıyor. Hırsızlığı kanıtlamak, bir şirketin bir hata için sorumluluk kabul etmesini istemekten çok daha zordur ve şirketi otomatik olarak savunmaya sokar.
Açık ve özlü
İşletme sahipleri, yöneticileri ve müşteri hizmetleri bölümlerinin bir roman okumak için vakti yok. İlgili gerçeklerin aktarıldığından emin olmak önemli olsa da, her şeyi açık ve özlü tutmak okuyucuyu meşgul tutar. Şikayet mektubunu bir bilim deneyinin özeti olarak düşünün; sonunda çizilen bir sonuçla özeti ile özetlenen deneye giren birçok bilgi vardır. Şikayet mektubu, gerçekleri özetlemek ve sonuçta ortaya çıkan duygusal sıkıntıyı belirtmek için aynı şeyi yapar.
Öfkenizi nasıl ifade edeceğinize bir örnek, "Ne olduğunu fark ettiğimizde ailemin yaşadığı hayal kırıklığını takdir edebileceğinize eminim." Bu yaklaşım, savunucu olmaktan ziyade empatik bir yanıt için çabalamaktadır.
Eylem İsteği
Çok az insan sadece havalandırma için bir mektup yazar; eylem ve çözüm genellikle son hedeflerdir. Örneğin, bir meslektaşın aşağılayıcı yorumlarıyla ilgili bir sorunu olan bir çalışan, büyük olasılıkla şirket politikası ve disiplin protokolündeki değişiklikleri görmek ister. Tüketici mektubunun bir örneği, bir otel misafirinin çeşitli olanaklar için yanlışlıkla tahsil edilmesi durumunda olabilir; hızlı geri ödeme, amaçlanan sonuçtur.
Bu arzular ve harekete geçme talebi, kapanmadan hemen önce ana gövdenin sonunda açıkça belirtilmiştir. Bazı harfler ayrıca, harfin başında istenen çözünürlükleri belirtir ve sonunda bunları tekrar eder. İşlem taleplerini, mektubun geri kalan kısmı gibi kibar ve özlü tutun. İstenen çözünürlüğü netleştirin, böylece okuyucu beklentileri anlar - bu hiçbir şeyi garanti etmez, ancak konuşmayı başlatır.
Örneğin, "Yukarıda belirtilen gerçeklere dayanarak, lütfen sonraki iki iş günü içinde tüm hatalı masrafların tam bir geri ödemesini sağlayın." Okuyucu ne istediğini biliyor.
Kibar Kapanış ve İletişim Bilgileri
Mektubu kapatın, okuyucuyu, her şeyi gözden geçirmeye ve ilgili duyguları anlamaya zaman ayırdığınız için teşekkürler. Basılı adınızı ve iletişim bilgilerinizi takip eden "Teşekkürler" veya "Saygılar" gibi standart bir kapanış kullanın. Yazım ve dilbilgisi hatalarını gösteren mektubu yazınız ve profesyonel kalmasını sağlamak için ses tonuna dürüst bir şekilde bakınız.
İki bloğu bir satır boşluğu ile ayırarak iletişim bilgilerinin altına "Panolar" yazarak harfli tüm panoları not edin. Koruma altına alınmış mahfazalar makbuzları, yazışmaları, resimleri veya davanızı desteklemek için basılmış diğer kanıtları içerir.
