İhtiyacınız olan sonuçları almak için telefon görüşmelerine güvenmeyin. Telefonla müşteri hizmetleri, sigorta şirketleri, işletmeler veya önemli bir konuyla ilgili herhangi bir başkası hakkında konuştuğunuzda, gelecekteki kullanım için yazılı bir kayıt oluşturmak için bir onay mektubu izlemeniz gerekir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
kelime işlemci
-
kâğıt
-
zarf
-
kaşe
Onay mektubu, daha sonra tartışılanları ispatlamak için kullanılabilecek bir telefon görüşmesinin yazılı kaydını yapmanın bir yoludur. Onay mektubu üç şeyi gerçekleştirir: 1) tarafların sorumlulukları takip etmesine yardımcı olur; 2) muhatapa konuşmanın unutulmayacağını; ve 3) olayların halini ispatlamak için mahkeme işlemlerinde kanıt olarak kullanılabilir.
Mektubunuzu telefon görüşmenizden önce tartışılacak şeylerin bir kontrol listesini yaparak planlayın. Her tartışma maddesi için kimin sorumlu olduğunu ve maddenin ne zaman gerçekleştirileceğini belirleyin. Herhangi bir durum varsa, onları tanımlayın.
Telefon görüşmenizden sonra mektubunuzu yazmaya başlayın. Bir tarih, muhatap ve bir konu satırı ekleyin. Mektubu sade ve özlü olarak yazın. Mektup gerçek ve doğru olmalıdır. Yorum, spekülasyon ve duyguları dışarıda bırakın. Kural olarak, ünlem işareti kullanmayın. Korkutmaya ya da zorbalığa çalışmayın. Unutmayın, mektup bir yargıç ya da jüri tarafından okunabilir ve siz iğrenç ya da mantıksız görünmek istemezsiniz.
"Bu mektup, telefonla sohbetimizi tarih tarihinde onaylamak içindir. ___"Daha sonra kimin ne söylediğini belirterek neyin tartışıldığını doğru bir şekilde tanımlayın. Eylem öğesinden kimin sorumlu olduğu, ne zaman biteceği ve olası durumları içeren tüm önemli bilgileri dahil ettiğinizden emin olun." Yukarıda açıklanan herhangi bir şey yanlış ise, mümkün olan en kısa sürede beni bilgilendirin. "Sonra mektubu imzalayın.
İmzalı mektubun bir kopyasını aldığınızdan ve sakladığınızdan emin olun, sonra postalayın. Mektubun konusu kritikse ve alıcının mektubu almayı reddedebileceğine inanmanız için bir nedeniniz varsa, mektubu onaylı postayla gönderin. Eğer muhatap e-posta adresiniz varsa, o zaman e-posta tamamdır.
