Görevlerin nakit ayrımı, çalışanlar tarafından kazara ve kasıtlı olarak para kaybı riskini azaltmak için bir taktiktir. Bir şirketten nakit para çalma olasılığı en yüksek olan kişi, iş ortamında görev ayrımı yapmayan uzun süreli bir çalışandır. Görevlerin nakit ayrımı, daha büyük şirketler için en yaygın olanıdır, ancak küçük işletmeler de asgari görev ayrımı veya bir menajerin nakit işleri denetlemesinden ve gözden geçirmesinden yararlanabilir. Bir nakit işindeki görevlerin doğru şekilde ayrılması, yetkilendirme, velayet, kayıt ve uzlaşma gerektirir.
yetki
Yetki, velayet zincirindeki ilk adımdır. Bir görevi yerine getirmek için yalnızca bir kişi yetkilidir. Örneğin, bir kişi postaları ve çekleri alabilir, ancak çekleri gözaltında tutmamalı, onları kaydetmemeli veya çeklerin girildiği defterleri uzlaştırmalıdır. Ayrıca, para yatırma yetkisi verebilir veya hazırlayabilir, ancak para yatırmak için bankaya gidemez. Bazen, daha küçük bir işletmede, çek yetkisi veren kişi, yalnızca başka bir çalışan veya yönetici yatırıp kayıt yaptığında uzlaştırır.
gözaltı
Velayetin süresi göreve bağlıdır. Örneğin, çoğu durumda sekiz saatlik bir vardiya için parayla çalışan bir kasiyer kendi nakit çekmecesini uzlaştırmamalıdır. Gün sonu toplamlarını sayması ve kaydetmesi kabul edilebilir olacaktır, ancak bir üst makbuzlara karşı olan nakit miktarını doğrulamak için toplamları uzlaştırmalıdır. Bu, tüm paranın hesaba katılmasını ve hiçbirinin eksik olmamasını sağlar.
Kayıt
Kayıt, bir yöneticinin veya çalışanın, şirketin muhasebe defterlerine bir toplam parayı fiziksel veya elektronik olarak kaydetmesini gerektiren nakit görevidir. Bu nakit görevi, parayı takip eden bir kağıt izi sağlar. Önceki örneğimizde, nakit çekmecesini uzlaştıran yönetici, eldeki depozito veya nakit parayı kaydetmek için başka bir yönetici edinmelidir. Birden fazla kişi nakit parayla uğraşırken, gözaltı zinciri boyunca görevleri ayırmak çok önemlidir.
Mutabakat
Uzlaşma, nakit görevlerin ayrılması ve velayet zincirinin son adımıdır. Parayı hesaba katan parayı kullanan herkesin doğru şekilde kontrol etmesini veya para yatırmasını sağlar. Bir yönetici veya çalışan, nakit toplamları gün veya hafta için mutabakata vardığında, işletmenin muhasebe hatalarını yakalaması veya olası iç hırsızlığı keşfetmesi için bir fırsat sağlar. İşletmenin her zaman parayı alan, yöneten veya kaydeden kişiden farklı bir kişiyi bağdaştırması gerekir.
