Dahili kontroller, kasıtlı veya kasıtsız veri giriş hatalarını, dolandırıcılık ve hırsızlığı önlemeye çalışan bir kontrol ve denge sistemi sağlar. Güçlü bir iç kontrol sistemi, hiçbir çalışanın veya çalışan grubunun nakit akışları, finansal veriler, envanter ve diğer ticari varlıklar üzerinde çok fazla kontrol veya etkiye sahip olmamasını sağlamalıdır. Görevleri mümkün olduğunca ayırmak, işinizi korumanın en iyi yollarından biridir.
Ayrı Uyumsuz Görevler
Görevlerin tamamen ayrılması, uyumsuz işlevleri ayırır - bir veya daha fazla çalışanın hem hataları, sahtekarlığı hem de hırsızlığı işlemesi ve gizlemesi için bir fırsat sağlayan görevler veya faaliyetler. İç Denetçiler Enstitüsü, varlıkların, yetkilerin ve onayların muhafaza edilmesini ve uyumsuz görevlerin üç ana kategorisi olarak kaydedilmesini ve raporlanmasını tanımlar. IIA'ya göre, iş akışı sorumlulukları, herhangi bir kişinin finansal ve fiziksel varlıkların muhasebeleştirilmesinde hem erişimini hem de sorumluluğunu almasını önlemelidir.
Hırsızlığı ve Dolandırıcılığı Önleyin
Bordro ve satın alma, görev ayrımı gerektiren iki alandır. Bordro departmanında, çalışanların kişisel ve finansal bilgilerini toplamaktan ve muhafaza etmekten sorumlu olan kişinin de maaş bordrosunu işlemediğinden emin olarak - bordro sistemine kayıtlı olan ancak sizin için çalışmayan - hayalet çalışanları önleyin. Sipariş girişi ve yetkilendirme görevlerini ayırarak yetkisiz satın almalara veya satıcı lehine fikirlere karşı korunun.
Hataları Azalt
Görevlerin ayrılması, alt satırınızı etkileyen kasıtsız hataların azaltılmasına yardımcı olabilir. Çalışanların zaman kartlarını bir bordro raporuyla karşılaştırmak gibi destekleyici belgelere yapılan işlemleri gözden geçirmek ve karşılaştırmak için bir ekip lideri veya süpervizörü atamak, ortak bir örnektir. Sipariş girişi ve yetkilendirmelerin görevleri, hırsızlık ve dolandırıcılık vakalarına karşı koruma sağlama, bu görevleri ayırma - ve kişiden toplam kontrollerini onaylama yetkisi talep etme - veri giriş hatalarını azaltabilir.
Küçük İşletmelerle İlgili Düşünceler
Yalnızca birkaç çalışanı olan veya kısıtlı bir işe alım bütçesine sahip küçük işletmeler her zaman tam bir ayrım sağlayamaz. Bu durumda, kontrollerin azaltılması esastır. Dengeleme kontrolleri önleyici olmaktan ziyade "dedektif" olsa da, departmanın risk azaltma hedeflerini yerine getirdiği konusunda makul güvence sağlayabilirler. Örneğin, günlük ve haftalık raporları gözden geçirmek, düzenli olarak görevleri yerine getirmek, finansal işlemlerin açıklanmayan nokta kontrollerini yapmak veya ilan edilen fiziksel envanter sayımını yapmak ve iki yılda bir iç denetimleri planlamak iyi dedektif kontrolleridir.
