Bakımlı bir dosyalama sistemi hayati bilgilere hızla erişilmesini sağlar ve zamandan tasarruf ederek şirketten tasarruf sağlar. İşletmeler, okullar, devlet kurumları ve hatta her gün insanlar işlerini düzenli tutmak için dosyalama sistemlerini kullanıyor. Ofisiniz için dört farklı dosyalama sistemi arasından seçim yapın. Her biri kendi avantaj ve dezavantajlarını sunar.
Alfabetik Dosyalama Sistemi
Alfabetik dosyalama sisteminde, alfabetik harflere göre isme göre - kişinin, şirketin veya konunun ismi - kayıtlar düzenlenir. Bu dosyalama sistemini iki farklı yöntemle kullanın. Sözlük sistemi olarak da bilinen topikal alfabetik dosyalama sistemi, bireysel kayıtları alfabetik olarak sıralar. Bu dosyalama sistemleri, bir dosyalama sistemi şirketi olan Ancom'a göre 5.000 dosyadan az sayıda kayıt saklarken iyi çalışır.
Bu sistem, aynı adı paylaşan çok müşteriniz veya müşteriniz olduğunda sorunlu olduğunu kanıtlar. Daha büyük kayıtlar düzenlemek için coğrafi bir sistem kullanın - aynı zamanda bir ansiklopedi veya sınıflandırılmış sistem olarak da adlandırılır). Bu sistemde, grup şehir, ilçe veya eyalet gibi bölgelere göre geniş kategoriler altında toplanır. Kategoriler ve her kategorideki dosyalar alfabetik olarak düzenlenmiştir.
Sayısal Dosyalama Sistemi
Sayısal bir dosyalama sistemi kullanırken, her dosyaya sayılar atayın ve sayıları sırayla düzenleyin. Aynı ada sahip kişilerin dosyaları, alfabetik sistemde olduğu gibi aynı başlıklara sahip değildir. Bu sistem aynı zamanda daha iyi dosya gizliliği sunar, çünkü dosyalar üzerinde hiçbir ad gösterilmez ve çok sayıda dosyayı işlerken iyi çalışır. Dosyalara bir numara atamak yerine, dosyaları tarihe göre sıralayan kronolojik sistemi kullanın.
Terminal Haneli Dosyalama Sistemi
Terminal haneli dosyalama kullanılırken, dosya numaralarını sırayla atayın, ancak dosyalarınızı son iki basamağa göre dosyalayın. Ancom, 17234 numaralı dosyayı bulma örnekleri verir. İlk önce dosyalama sisteminin 34 bölümüne gidin, daha sonra bu bölümün 72 alanını arayın ve son olarak 1. dosyayı arayın. Bu sistem 10.000'den fazla dosyayı tutarken iyi çalışır.
Alfanümerik Dosyalama Sistemi
Alfanümerik dosyalama sistemindeki dosyaları düzenlemek için hem harf hem de rakam kullanın. Örneğin, müşterinin yaşadığı durumu belirtmek için iki harf, ardından hesap numarasını belirtmek için bir sayı kullanın. Bu, aynı konumdan büyük miktarda dosya çıkarmanız gerektiğinde daha kolay sunum yapmanızı sağlar.
