Dosyalama ve sınıflandırma sistemleri üç ana tipe ayrılır: alfabetik, sayısal ve alfanümerik. Bu dosyalama sistemlerinin her biri, dosyalanan ve sınıflandırılan bilgilere bağlı olarak avantaj ve dezavantajlara sahiptir. Ayrıca, her dosyalama türünü alt gruplara ayırabilirsiniz. Etkili bir dosyalama sınıflandırma sistemi, söz konusu bilgi için en mantıklı, pratik ve esnek sistemi kullanır.
Alfabetik Toplama Dosyalama Sistemleri
Alfabetik topikal sistemler bilgileri konuya göre sınıflandırır, daha sonra konu etiketlerini alfabetik sıraya göre sıralar. İlgili konular bu sistemde bir arada tutulmamaktadır. Genellikle bu tür sistemler, az miktarda bilgi söz konusu olduğunda en iyisidir. Bu dosyalama ve sınıflandırma sistemi türü bazen "sözlük" sistemi olarak da bilinir. Kişisel isimler verilirken, soyadı birincil sıralayıcı olarak kullanılır; ilk isimler yalnızca aynı soyadı durumunda kullanılır.
Alfabetik Ansiklopedi Dosyalama Sistemleri
Bir "ansiklopedi" dosyalama ve sınıflandırma sisteminde, bilgiler önce genel kategoriye göre ayrılır, alt kategoriler alfabetik sıraya göre yerleştirilir. Bu dosyalama sistemi özellikle büyük miktarda bilginin işlenmesi için kullanışlıdır, çünkü sistem kullanıcılarının belirli bir dosyanın ismini bulmak için akılda tutmaları gerekmemektedir. Bunun yerine, genel kategoriyi arayarak başlayabilir ve ihtiyaç duydukları dosyayı bulmak için içinde arama yapabilirler.
Alfabetik Coğrafi Dosyalama Sistemleri
Ansiklopedi dosyalama ve sınıflandırma sisteminin alt kümesi alfabetik coğrafi dosyalama sistemidir. Bir coğrafi sistemde, ana kategoriler konumlara göre ayrılmıştır. Ülkelerden şehirlere ve saha ofislerine kadar her boyutta veya türde bir konum kullanabilirsiniz. Bu tür bir sistemin kullanıcıları, aramalarıyla ilgili coğrafi bölgeyi seçerek başlar, sonra aradıkları belirli bilgileri bulmak için bu konu içinde alfabetik olarak arama yapar.
Düz Sayısal Dosyalama Sistemleri
Düz sayısal dosyalama ve sınıflandırma sistemlerinin kullanımı çok basittir, çünkü bunlar genellikle bir numaradan başlar ve her dosyayı bir sonraki numara ile etiketler. Bununla birlikte, bu tür bir sistemin kullanımı, kullanıcıların aradıkları dosyaları bulmalarına yardımcı olacak bir endeks gerektirdiğinden ve yüksek etkinlikli dosyaların aynı sayısal alanda tıkanmasına neden olabilir.
Dubleks Sayısal Dosyalama Sistemleri
Dubleks sayısal dosyalama sistemlerinde, dosyalara birkaç sayı kümesi içeren sayısal etiketler verilir. Bu dosyalama sistemi büyük miktarda veriyi kaldırabilir. Farklı sayı grupları, dosyalama ve sınıflandırma ansiklopedisine paralel olarak, ana kategorilere ve alt kategorilere karşılık gelebilir. Böyle bir sistemin bir dezavantajı, her bir sayı grubunun ne anlama geldiğini anlamak için bir endeksin gerekmesidir. Çok bilinen bir dubleks sayısal sistem türü, çoğu kütüphanenin koleksiyonlarını kataloglamak için kullandığı Dewey Ondalık sistemidir.
Kronolojik Dosyalama Sistemleri
Sayısal dosyalama sistemlerinin bir başka alt kategorisi ise, tarihe göre düzenlenmiş dosyaların bulunduğu kronolojik sistemlerdir. Genellikle dosyalar önce yıla, sonra aya, sonra güne göre gruplandırılır. E-posta listeleri gibi yazışma dosyaları tipik olarak bu şekilde düzenlenir ve en son önce listelenen veriler çıkar.
Alfanümerik Dosyalama Sistemleri
Alfanümerik dosyalama sistemlerinde, bilgiler ansiklopedik bir sistemde kategorilere göre sınıflandırılır, ancak kategorileri belirtmek için hem harfler hem de sayılar kullanılır. Hem harflerin hem de sayıların kullanımı, yalnızca sayıların kullanılmasından çok daha büyük bir kategori alanına izin verir. Bu nedenle, alfanümerik olan Kongre Kütüphanesi dosyalama ve sınıflandırma sistemi, on ana kategoriyle sınırlı olan Dewey Ondalık sisteminden daha fazla kategori dizisine izin verir.
