Tıbbi kayıt dosyalama sistemleri, sağlayıcıların bilgileri güvenli bir şekilde saklamalarını ve verimli bir şekilde almalarını sağlar. Dosyalama sistemleri ayrıca hasta tarafından tanımlanabilen verileri korur. Bir sağlayıcının sıklıkla kullandığı sağlık bilgi sisteminin türü, tesisin türüne, büyüklüğüne, tedavi ettiği hasta sayısına ve sakladığı kayıtların hacmine bağlıdır. Daha az hasta için özel bakım sunan daha küçük tesisler kağıt kayıtları seçebilirken, birden fazla departmanı ve konumu olan daha büyük kuruluşlar elektronik kayıtları kullanabilir. Bazı bakım sağlayıcıları bir kağıt karma ve elektronik tıbbi kayıt dosyalama sistemleri kullanırlar.
Tıbbi Kayıtlar: Hasta ve Sağlayıcı İçin İyi
Tıbbi kayıtlar hastalar için kaliteli bakımı destekler ve bakımı sağlayanların uygun şekilde ödenmesini sağlamaya yardımcı olur. Sağlayıcılar semptomları, teşhisleri ve tedavileri belgeleyerek, hastaların sağlıklı kalmaları ve hastalıklardan daha çabuk iyileşmeleri için tıbbi öyküleri kullanabilirler. Ayrıca, sigorta şirketleri genellikle kaliteli bakım kanıtı istediklerinden daha hızlı ödeme alabilirler.
Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluğu (HIPAA) standartları, bakımınızla ilgili bilgilerin ne, ne zaman ve nasıl paylaşılabileceğine ilişkin kılavuzlar sağlayarak gizliliğinizi korumanıza yardımcı olur. Ne tür bir dosyalama sistemi kullanıyor olursa olsun, tüm tıbbi sağlayıcıların bu standartlara uyması gerekir. Bazı bilgileri paylaşmak için, yazılı onayınızı ve imzalı bir onay formunu almaları gerekir. Örneğin, bir sonraki kapı komşunuz doktorunuzu arayamaz ve hasta olup olmadığınızı öğrenemez, doktoru neden gördüğünüzü bilemezsiniz. Eşiniz için bile doktorunuzla konuşabilmek için imzalı bir onay formu gerekir. Sigorta şirketleri, sigorta fatura kodları gibi sınırlı bilgilere erişebilir, ancak bakımınızla ilgili diğer hiçbir ayrıntıya özel değildir.
Kağıt Sistemleri: Alfabetik veya Sayısal Olarak Düzenlenmiş
Kağıt tıbbi kayıtları için dosyalama sistemleri çok fazla alan kaplar. Renk kodlu klasörlere sahip raflar, dolaplar ve çekmeceler yaygındır.
Bu tür sistemler, kayıtları depolamak için kullanılabilir doğrusal dosyalama inç miktarına ve kayıtların nasıl organize edildiğine bağlı olarak değişir. Kayıtlar genellikle alfabetik veya sayısal olarak düzenlenir.
Sayısal dosyalama sistemleri aşağıdakileri içerir.
- Düz veya ardışık dosyalama: Tıbbi kayıtlar hasta numarasına göre kronolojik sırayla dosyalanır (yani tarih-ay-yıl kaydındaki tarih).
- Terminal haneli dosyalama: Ters sayısal dosyalama sistemi olarak da bilinen bu, kayıtların son basamağa göre sıralandığı düz sayının tam tersidir (yani, tarih-ay-kaydındaki yıl).
Kağıt klasörler genellikle kilitli kapıların arkasında ve kilitli çekmecelerde saklanır. Ofis çalışanları, kayıt isteklerini ve kayıt yerini, örneğin birinin kayıt imzalamasını gerektiren bir check-out sistemi aracılığıyla izler. Yalnızca denetçiler gerektiğinde saatlerce kayıtlara erişebilir.
Elektronik Dosyalama Sistemi: Paylaşılması Daha Kolay
Elektronik tıbbi kayıt, tek bir uygulamada bir hastanın geçmişini içeren basılı tablonun dijital versiyonudur. Bir sağlayıcı, önleyici ziyaretler ve taramalar için hastaları tanımlamak, hastaların sağlığını izlemek, verileri izlemek ve bakım kalitesini artırmak için bir EMR kullanır.
Bir EMR ile, bir kullanıcı yalnızca kayıt için gereken belirli bilgilere erişebilir. Örneğin, bir kullanıcının tam bir hasta geçmişi görmesi gerekmiyorsa, sistem yalnızca işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgilere erişim sağlar. EMR sistemleri, yetkisiz kullanıcıların tıbbi geçmişler gibi korunan sağlık bilgilerine erişmelerini önlemek için güvenlik önlemleri kullanır. Bu, HIPAA standartlarının karşılanmasının sağlanmasına yardımcı olurken aynı zamanda onaylanmış taraflara erişim kolaylığı sağlar.
Güçlü elektronik sağlık kayıtları ayrıca idari ve fatura verilerini de içermektedir. EMR'ler, bakım kalitesini iyileştirmeye yönelik uygulamalar arasında paylaşılabilir, ancak sağlayıcılar ve tesisler arasında kayıtların paylaşımı HIPAA düzenlemelerine uygun olarak yapılmalıdır. Cerner, Epic, McKesson ve Meditech gibi büyük yazılım satıcıları, kullanıcıların bireysel hastalar için isimlerine göre arayarak bilgiye erişmelerini sağlayan dosyalama sistemleri sunar. Elektronik dosyalama sistemleri, kullanıcıların, örneğin immünizasyonlar için kimin neden olduğunu belirleyerek, toplulukların sağlığını iyileştirebilmeleri için paylaşılan demografik bilgiler veya tıbbi geçmişler aramak gibi hasta grupları hakkındaki bilgileri görüntülemelerine de izin verir.
Hibrit Sistemler: Elektronik ve Kağıt Kayıtları Birleştirmek
Bazı tıbbi uygulamalar elektronik kayıtları ve kağıt kayıtları kullanır. Elektronik ve kağıt sistemlerinin uyumlu olması için dijital bilgileri basabilir, kağıt kayıtlarını tarayabilir ve her iki sistemden gelen bilgilere erişebilirler.
Örneğin, EMR kullanan bazı uygulamalar, kağıt bilgilerini tarayarak dosyalarını günceller. Ya da elektronik kayıttan bilgi basarlar, böylece bir hasta tedavi ederken bir sağlık görevlisi kağıda alabilir.
Bir tesisin politikaları ve prosedürleri, kaydın hangi kısımlarının kâğıt bazlı olacağını ve hangi kısımların elektronik olarak saklanacağını belirlemelidir. Tüm yeni kayıtlar uygun formatta dosyalanır. Kaydın bir kısmı kâğıt temelli ise, elektronik kısmın yerini göstermelidir.
