Proje yönetimi raporları, belirli bir projede ilerleme güncellemesi sağlar. Genellikle proje dönüm noktalarında yazılır, ancak herhangi bir zamanda müşteri veya süpervizör tarafından talep edilebilir. Proje yönetimi raporları önemlidir, çünkü proje yöneticisinin ilerlemeyi orijinal planla karşılaştırarak değerlendirmesini sağlar. Bu, yöneticinin tüm paydaşlara her türlü değişikliği, gecikmeyi, problemi ve pozitifi iletmesini ve açıklamasını sağlar. Proje yönetimi raporlarının uzun sürmesine gerek yoktur, ancak projenin tüm yönlerini ele alması gerekir.
Projelerin tanımlayıcı bilgilerini sağlayın: projenin adı, proje numarası (varsa), müşterinin adı, müşteri bir işletme veya kuruluşsa kişiyle iletişim kurun, projenin başlama tarihi ve projenin hangi adresi olduğunu Mümkünse idam ediliyor. Ayrıca proje yöneticisinin adını (PY), yazar PY'dan başka biriyse, raporu yazan kişinin adını ve raporun yazıldığı tarihi de belirtin.
Proje yönetim raporunun dağıtılacağı tüm tarafların adlarını listeleyin. Raporun bir kopyasını alacak tüm müteahhitleri, çalışanları, süpervizörleri veya müşteri irtibatlarını ekleyin. Raporun bir kopyasının proje dosyasına yerleştirildiğini belirtmek için listenin altına “Dosya” ekleyin.
Mevcut proje kapsamını, orijinal proje kapsamına kıyasla değerlendirin. Yapılmış olan değişiklikleri not edin ve hem değişikliği isteyen tarafın adını hem de değişikliği onaylayan tarafın adını dahil edin.
Mevcut proje zaman çizelgesini planlanan zaman çizelgesine göre değerlendirin. Herhangi bir gecikmeyi veya kazancı açıklayın ve bunların genel zaman çizelgesini nasıl etkileyeceğini açıklayın. Gecikmelerin şu anda çözülüp çözülmediğini belirtin. Çözümlenemeyen gecikmeler için, sorunun üstesinden gelme planını açıklayın ve çözülmesini beklediğinizde durumu belirtin. Bitiş tarihi değişmişse, yeni bir bitiş tarihi belirtin.
Mevcut bütçeyi orijinal bütçeyle karşılaştırın. Hem maliyeti (satıcının projeyi tamamlamak için emek ve malzemelerde ödediği tutar) hem de fiyatı (projenin tamamlanmasından sonra müşterinin ne ödeyeceğini) göz önünde bulundurun. Kapsam değişikliklerinden kaynaklanan maliyet veya fiyat değişikliklerini dahil etmeyi unutmayın. Varsa güncellenmiş bir proje bütçesi ekleyin.
Mevcut risk ortamını orijinal risk değerlendirme formuyla karşılaştırın. Hangi risklerin ortadan kaldırıldığını ve hangilerinin hala mevcut olduğunu belirtin. Potansiyel bütçe ve zaman çizelgesi etkileriyle birlikte ortaya çıkan yeni riskleri listeleyin. Yeni risklerden kaçınmak veya yanıt vermek için bir plan sunun.
Belgeyi imzala. Belge birden fazla sayfa ise, her sayfayı ilk yapın. Bazı şirket prosedürleri aynı zamanda denetçinin ve / veya müşterinin tüm proje yönetimi raporlarını imzalamasını gerektirir.
İpuçları
-
İyi haberi eklemeyi unutma! Tüm maliyet ve zaman tasarruflarını rapora dahil edin.
Zaman çizelgesini veya bütçeyi etkileyen tedarikçi hatalarını belgeleyin. Tedarikçilerinizi kaybedilen zaman ya da para karşılığında geri alabilirsiniz.
