Bir iş talebi mektubu, ödeme talep etmenin, fiyat teklifi almanın, tahmin etmenin ya da bilgi talep etmenin etkili bir yolu olabilir. Profesyonelce yazılmış mektuplar özel, detaylı ve noktaya özeldir. Ayrıca, alıcının talebe uyması için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri zamanında ve doğru bir şekilde sağlarlar.
Profesyonel Formatlama ve Dil Kullanın
Şirket antetli kağıdına bir iş talebi mektubu yazılmalı ve talebi yapan kişi veya bölümden gelmelidir. Örneğin, ek bilgi talep eden potansiyel bir iş adayına mektup, insan kaynakları veya işe alım müdüründen gelmeli ve ürün numuneleri için talep edilen bir talep mektubu, satın alma departmanı şefinden gelmelidir. Geleneksel iş mektubu biçimlendirmesini izleyin ve profesyonel bir imaj iletmek için resmi dili kullanın. Örneğin, “Sayın Bayan Smith.”
Noktaya almak
Okuyucuya, ihtiyacınız olanı yarasadan söyleyen bir açılış yazın. Örneğin, “Hesabınız vadesi 90 gündür ve derhal harekete geçilmesi gerekiyor” veya “Özgeçmişiniz etkileyicidir ve kolej transkriptlerinin yanı sıra tavsiye mektuplarını da görmek istiyorum.” gereksiz bilgi amacınıza ulaşmak için.
Açık ol
Satınalma siparişi referansı veya hesap numaraları veya sözleşmelerin veya politikaların kopyaları gibi alıcının isteğinizi yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri sağlayın. Mektubunuzun gövdesindeki referans ekleri veya ekleri. Örneğin, “Orijinal sözleşmemizin ekli kopyasında göreceğiniz gibi, her ayın ilk Pazartesi günü ürün teslimatı planlanıyor. Bu, o tarihi her ayın üçüncü pazartesi olarak değiştirme isteğidir. ”
İsteğinizi yapın
Daha sonra ne olmak istediğinizi tam olarak ayrıntılandırın, böylece alıcıdan yanlış anlamaya yer kalmaz. Örneğin, “Faturanız 15 Haziran 2015 tarihine kadar tam olarak ödenmelidir, yoksa hizmetinizi sonlandırmak zorunda kalacağız.” Şirketinizin web sitesi ödeme seçenekleri sayfasına bir bağlantı içeren, kendi kendine adresli damgalanmış bir zarfı ekleyerek uymayı kolaylaştırın, bir posta etiketi veya tam posta adresiniz.
E-posta İsteği Mektupları
Aynı temel yaklaşım, e-posta ve normal posta mektupları için geçerli olsa da, not edilmesi gereken birkaç fark vardır. Şirket logonuzu ve elektronik imzanızı kullanın ve diğer tüm resmi iş mektubu yazma işlemlerini yerine getirin. Ayrıca, alıcının yazışmalarınızı aldığını doğrulamak için bir iade makbuzu isteyin.
Kayıtları tutmak
Kendi referansınız için istek mektuplarınızın bir kopyasını yazdırın. Koleksiyon mektupları yazıyorsanız bu özellikle önemlidir. Borcun bir tahsilat ajansına veya avukata devredilmesi durumunda, borcu bugüne kadar tahsil etmek için ne yaptığınızı gösteren bir kağıt iziniz olacaktır.
