Bir hayır kurumu adına yazılmış bir talep mektubu genellikle kişilerden ve şirketlerden bağış talep etmek için kullanılır. Yardım kuruluşları, bu bağışları belirli bir sebep için, bir olay için veya genel işlemler için kullanabilir. Yardım için bir talep mektubu göndermek, para toplamak için etkili bir yol olabilir. Ancak, hayır kurumunun bağışlanan fonları ne için kullanacağını açık bir şekilde açıklayan iyi yazılmış bir mektup göndermezseniz etkinliğini yitirir.
İstek mektubunun en üstüne tarihi yazın. Bu, mektubu potansiyel bağışçılara göndermeyi planladığınız tarih olmalıdır.
Her alıcıya ayrı ayrı hitap edin. “Merhaba” gibi genel bir selamlama veya “Kime Endişeli Olabilecek” gibi resmi bir selamlama kullanmayın. İnsanlara, adlarına göre "Joseph" veya "Bayan" gibi hitap eder. Swanson, ”daha etkili.
İlk paragrafta yardım için kısaca konuşun. Yardım kuruluşunun bağışları nasıl kullanacağını belirttiğinizden emin olun. Örneğin, Kızıl Haç gibi bir yardım, son zamanlarda yaşanan doğal bir felaketten sonra yapılan özel yardım çabalarından ve bu çabaların bağışlarla desteklenmesi gerektiğinden bahsedebilir.
İkinci paragrafta yardım kuruluşları ve hangi bağışların kullanıldığı hakkında alıcılara daha fazla ayrıntı verin. Belirli örnekler, insanları duygusal olarak dahil etmek için iyi çalışır, bu da bağış yapmalarını ister. Örneğin, ASPCA gibi bir yardım kuruluşu, bir ev yangından sonra tıbbi bakım alan yetim bir yavru köpeğin cömert bağışçıların fonları kullanılarak nasıl kurtarıldığına dair bir hikaye anlatabilir.
Alıcının üçüncü paragrafta yardım için nasıl bağışta bulunabileceğini açıklayın. Nereye çek gönderileceği, kimlerin check-out yapacakları veya yardım kuruluşunun web sitesinde bir bağış bağlantısının nerede bulunabileceği gibi çok spesifik olun. Bağış yapanlara belirli bir miktarda bağışta bulunmaları durumunda, bu bilgileri buraya ekleyin.
Alıcının istek mektubunun son paragrafı olarak zaman ve cömertliği için teşekkür ederiz.
İstek mektubu için “Çok Teşekkürler” veya “En İyi Saygılar” gibi bir kapanış yazın. Kapanmanın altındaki dört satırda adınızı yazın. Adınızın altına, yardım kurumuna unvanınızı ve yardım kurumunun adını yazın. Kapanış ile yazdığınız ad arasındaki boşluk, imzanız içindir.
