Bir ofise girdiklerinde müşterileri selamlayan kişi, şirketin görüntüsünü sunar. Organize olmayan, kayıtsız bir resepsiyonist, şirketi profesyonelce ve umursamaz olarak sunar. Bu arada, özenli bir personel tarafından sıcak bir şekilde karşılanmak, müşteriye değer verdiğini hissettirir ve şirket ile daha uzun bir ilişki kurmasına yol açabilir. Unutmayın ki, doktor veya terapist ofisi gibi belirli ofis türlerinde ve görüşmeler gibi önemli toplantılardan önce ziyaretçilerin endişelenebileceğini unutmayın. Samimi bir karşılama onları rahatlatmaya yardımcı olabilir.
Masanızı girişe bakacak şekilde yerleştirin, böylece müşterileri girerken görürsünüz. Ofisin her günün başında düzenli göründüğünden emin olun ve tüm gün boyunca düzenli kalmasını sağlayın. Paketleri derhal teslim edin veya gözden geçirmeyin. Kağıtları uygun şekilde dosyalanmış halde tutun ve randevu defterinize erişilebilir tutun. Uygun bilgisayar programlarının çalışmasını sağlayın, böylece müşterinin bilgilerini kolayca arayabilirsiniz.
Orijinal sıcaklık ve coşkuyu ileterek müşteriye gülümseyin ve hoş geldiniz. Eğer beklediğinizi bildiren bir selamlama kullanın, eğer durum buysa - ama bunun sadece beklediğiniz müşteri olduğunu biliyorsanız. Sabah 9'da hukuk firmanızdan bir müşteri bekliyorsanız ve bir iş toplantısı için giyinmiş bir adam içeri girerse, gülümseyebilir ve “Merhaba, John musunuz? Sizinle tanıştığıma çok memnun oldum” diyebilirsiniz. Müşterinin tam adını asla belirtmeyin - bu bilgiyi gizli tutun. "Günaydın, XYZ Firmasına hoş geldiniz. Bugün size nasıl yardım edebilirim?" Gibi müşteriyi tanımıyorsanız daha genel bir karşılama kullanın.
Bir randevu ayarlayarak, doldurması gereken evrakları vererek ya da ona ulaştığını uygun kişiye söyleyeceğini bildirerek müşteriye yardım sağlayın. Müşteriye ne kadar süre beklemesi gerektiğini bilmesini sağlayın. Ona herhangi bir sorusu olup olmadığını sor ve bunları elinden gelenin en iyisini yap. Cevabı kontrol etmeniz gerekiyorsa, yapacağınızdan emin olun.
Müşteriyi beklerken rahatlamasını sağlayın. Eğer varsa, müşteriye su, kahve veya çay gibi içecekler sunun. Müşteri teklifi reddederse, fikrini değiştirip değiştirmediğini size bildirmesini söyleyin. Müşteri ile konuşurken gülümsemeye ve göz teması kurmaya devam edin, sıcaklık ve coşku iletin.
Telefona cevap vermeniz gerekiyorsa, müşteriden bir an beklemesini isteyin. Telefona, "Günaydın, burası XYZ Firmasından Terri. Bir dakika bekler misiniz?" Gibi bir selamlama ile cevaplayın. Arayan kişiyi tuttuğu için teşekkür eder ve haklı çıkacağınızı garanti eder. Daha sonra ofiste müşteriye katılmak.
Müşterileri personele tanıtmak için ofisinizin protokolünü takip edin. Personelin başka bir ziyaretçiyle görüşmediğini biliyorsanız, müşterinin geldiği anda personel üyesini çağırın. Aksi halde, müşterinin randevusunun başlaması planlandığında uygun personeli telefonla arayın.
Ofisinizde kabul edilen prosedür bu ise müşteriye personel ofisine kadar eşlik edin ve personel, toplantıya başlamak istediğini belirtti. Alternatif olarak, müşteriyi karşılamak için personel üyesini bekleme alanına çağırın. Henüz tanışmadıysanız, müşteriyi ve personeli, şirketinizin tercihine bağlı olarak soyadlarını veya adlarını kullanarak tanıtın.
