Bilgisayarların ortaya çıkışı, pek çok endüstride devrim yarattı, ofis işleri istisna değildi. Bilgisayarlar, iş görevlerini yerine getirmelerine yardımcı olmak için farklı yazılım ve iletişim işlevleri sağlayarak ofis çalışanlarının verimliliğini ve doğruluğunu artırmaya yardımcı olmuştur. Bilgisayarlar artık hemen hemen tüm ofislerin bir parçası ve çoğu işyeri artık bilgisayar kullanmadan çalışamıyor.
İletişim
Dahili ve harici iletişim, bilgisayarlarda e-posta ve dahili mesajlaşma sistemlerinin kullanılmasıyla çok daha kolaydır. Ofis personeli, tüm ofis kurulumlarında, bir ileti veya e-posta alındığında bilgisayarlarda bir uyarı sistemi bulunduğundan, ofis genelinde hızlı ve etkili bir şekilde bilgi aktarabilir. İnternet ayrıca, Skype ve ulusal veya uluslararası video ve çağrı konferanslarını kolaylıkla ve daha az masrafla yapabilmenizi sağlayan diğer mesajlaşma ve iletişim programları ile iletişim seçeneklerini büyük ölçüde artırmaktadır.
Veri depolama
Bilgisayarların veri depolama ve erişim kapasitesi, teknoloji geliştikçe ancak daha da büyüyor. Dosyalar arama işlevleriyle kolayca alınabilir ve sabit sürücüler benzeri görülmemiş miktarda dosya ve veri tutabilir. Hükümetler, hayır kurumları veya diğer üye tabanlı dernekler gibi büyük veritabanları olan ofisler için, bu veri saklama ve geri alma işlevi, geleneksel kağıt dosya depolamasına göre, bilgi alma kolaylığı ve hızı, veri kayıtlarını değiştirme kolaylığı ve müşteri, üye veya vatandaşlık kayıtlarında yapılan değişikliklerin izlenmesi kolaylığı.
Ağ
Spam Yasaları Web sitesine göre, dosya paylaşımı, bilgisayarları ofis ortamında ağa sokmanın en önemli faydalarından biridir. Ofis ağı veya bir ofis intranetinin oluşturulması, ortak bir dosya veritabanının tüm kullanıcılar tarafından erişilebilir olduğu anlamına gelir. Bu aynı zamanda, ofisler için maliyetleri önemli ölçüde azaltan bilgisayarların yazılımı ve yönetimi için de geçerlidir, çünkü tek tek bilgisayarlar için birden fazla kopya satın almak yerine tek bir ağ bağlantılı yazılım ürünü satın alabilirler. Ağ, ayrıca yazıcılara, faks makinelerine ve fotokopi makinelerine ortak erişim sağlar.
verimlilik
Ofis ortamındaki bilgisayarlar verimliliği önemli ölçüde artırır. İş Başvurusu Web sitesine göre, ofisteki bilgisayarlar yalnızca kelime işlem, veri yönetimi ve bilgi erişimi gibi alanlarda değil aynı zamanda bilgi oluşturma, harmanlama ve sonuçta depolama gibi alanlarda da verimliliği artırır. Bununla birlikte, çoğu ofis çalışanının bilgisayarda harcadığı süre, gözler, bilekler ve ellerde bir dizi tekrarlayan zorlanma sağlık sorunlarına yol açmıştır.
