Toplantı tutanaklarının uygun şekilde belgelenmesi, büyük bir organizasyon ve detaylara dikkat edilmesini gerektirir. Toplantı tutanakları genellikle yasal belgeler haline geldiğinden, tartışmaları doğru bir şekilde özetlemek önemlidir. Bir yedek kopya alın ve güvenli bir yerde saklayın ve ilgili taraflara fazladan kopya dağıtın. Uygulamada, toplantı tutanaklarını doğru ve kesin olarak belgelemek çok daha kolay hale gelir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Dizüstü bilgisayar
-
Kelime işleme yazılımı
-
Toplantı gündemi
-
Robert'ın Sipariş Kurallarının bir kopyası
Toplantı tutanaklarını belgeleme
Dizüstü bilgisayarınızı kurup çalışmaya hazır hale getirmek için erken gelin. Katılımcıların tarihini, saatini, yerini ve listesini not edin. Yazma hızınız için mümkün olduğunca toplantı tartışmasını olabildiğince kaydedin. Yazım ya da gramer hataları hakkında endişelenmeyin. Bir hareketin veya eylem öğesinin geçmesi gibi önemli bir adımı kaçırırsanız, toplantı katılımcılarından ifadeleri netleştirmelerini istemek tamamdır. Herhangi bir veri kaybını önlemek için belgeyi ara sıra kaydedin.
Tartışma hafızanız hala taze olduğunda, toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede toplantı dakikalarınızı düzenleyin. Yazım veya dilbilgisi hatalarını düzeltin ve biçimlendirmenin belge boyunca tutarlı olmasını sağlayın. Okuyuculara, tutanakların henüz onaylanmadığını ve resmi olmadığını bildirmek için bir "taslak" filigran ekleyin. Dosyayı, daha sonra "StrataCouncilMinutesDecember5" gibi tanımlaması ve ayırt etmesi kolay bir dosya adı kullanarak kaydedin.
Tutanakları toplantı başkanına ya da tartışmayı gözden geçirmek için belirlenen başka bir kişiye gönderin. Aldığınız geri bildirimlere göre dakikaları tekrar düzenleyin. Düzenlerken, tutanakların bütünlüğünü korumaya dikkat edin. Gerçekleşmeyen herhangi bir tartışma eklemeyin veya gerçekleşen herhangi bir tartışmayı kaldırmayın. Dosyayı tekrar kaydedin.
"Taslak" filigranını, tutanaklar resmi onay alıncaya kadar belgede tutun. Bu genellikle aynı komitenin müteakip toplantılarında meydana gelir.
Komite tutanakları onayladıktan sonra, "Taslak" filigranını kaldırın ve dosyayı tekrar kaydedin. Gerekirse onaylanan tutanakları komite üyelerine dağıtın.
İpuçları
-
Toplantı sırasında referans olarak kullanmak için Robert'ın Sipariş Kurallarının (veya komitenizin kullandığı rehber ne) bir kopyasını alın. Bu, toplantı işlemlerini doğru kaydetmenize yardımcı olabilir.
Bazı insanlar toplantı tutanaklarını önce steno kullanarak belgelemeyi tercih ediyor, sonra notları sonra yazıyor. Bu yöntem, bir dizüstü bilgisayar kullanarak dakikalar sürdüğü kadar işe yarayabilir. Kişisel tercihinize bağlıdır.
Çok önemli toplantılar için, işlemlerin ses kaydını yapmak için bir teyp kullanmayı düşünün.
