Kat mülkiyeti birliği ya da çok uluslu bir şirket için toplantı tutanakları, grup tarafından gerçekleştirilen her türlü eylemin yasal dayanağını oluşturur. Ödenekler, politikalar, alımlar - herhangi bir şirketin faaliyeti, kar amacı gütmeyen veya kar amacı gütmeyen kurumlar - dakikalar içerisinde kaydedilmelidir. Bazı kuruluşlar diğerlerinden daha gayrı resmidir - muhtemelen bir kilise komitesinde masaya bir hareket koymak için hareket eden bir komşunun işiteceğini duymazsınız - ama hepsi kendi yönetim organları tarafından alınan kararlara göre işlemelidir. Dakikalar bu eylemlerin kanıtını sağlar ve niyetlerini tanımlar.
Hazır ol
Önceden planlamak. Toplantıdan önce gündemi ve bir üye listesini veya toplantı katılımcılarını toplayın. Grubunuz geleneksel olarak bir gündemle işlemiyorsa, odaklanmayı sürdürmek için bunu yapmaya başlamasını teşvik edin. İş yapmak için kaç üyenin gerekli olduğunu öğrenin, böylece gerektiğinde dakika içinde bir nisabın varlığını not edebilirsiniz.
Notlarınız için kullanmak üzere bir şablon hazırlayın. Tarih, saat ve konum için boşluklar ve katılımcıları ve devamsızlıkları işaretlemek için üyelerin kontrol listesini ekleyin. Toplantı genel girdi içeriyorsa, adlara ve her adrese ilişkin konulara satırlar ekleyin. Meetingtemplates.com gibi bazı web siteleri, çeşitli toplantı türleri için ücretsiz şablonlar sunar.
Toplantıda tarih, saat, yer, katılımcılar ve nisabın bilgilerini doldurunuz. Toplantıyı kimin sipariş edeceği ve saatin kim olduğuna dikkat edin. Mümkünse, halktan katılımcılardan adlarını kaydetmelerini isteyin, böylece onları nasıl heceleyeceğinizi sormanıza gerek kalmaz. Büyük üyelik gruplarında, katılım kontrol listenizi iki kez kontrol etmek için bir kayıt formu dağıtın.
Doğru Yürüt
Her konuyu ve her biri için gerçekleştirilen her işlemi kaydedin. Her zaman hareketi yapan üyenin adını da ekleyin. İlk hareket genel olarak bir önceki toplantının tutanaklarını ve ardından herhangi bir komite raporunu kabul etmektir. Önerileri ve yanıt olarak yapılanları ekleyin. Son dakikalara dahil etmek için yazılı komite raporlarını koruyun. Tartışmaları özetlemeye çalışmayın.
Her hareketin doğru bir şekilde yeniden ifade edilmesi ile birlikte eylemi tanıtan, hareket ettiren veya savunanların isimlerini not edin. Birçok kurum harekete geçen kişiyi de kaydeder. Yeniden düzenleme veya açıklama istemek için tereddüt etmeyin - bu resmi kayıt grubu belirli bir eyleme bağlar.
Kuruluşunuzun sistemine göre oy kaydedin. En az bir oy sayısına ihtiyacınız olacak. Bazı gruplar ayrıca adlar ekler ve her bireyin oy verdiğini kaydeder.
Zaman ve erteleme yöntemini kaydedin. Adınızı sekreterlik tutanağı olarak imzalayın.
Harfi harfine yerine getirmek
Toplantı aklınızdayken, dakikalar hemen yazınız. Raporların veya sergilerin bir listesiyle birlikte bir veya iki gün içinde onay için onları liderine götürün.
Onları e-posta, First Class posta, Microsoft OneNote gibi paylaşılan bir uygulama veya Google Drive gibi bir bulut programı ile talep eden üyelere ve dakikalara gönderin.
Resmi bir kopya hazırlayın ve kalıcı kayıt için orijinal raporlar ve sergiler ekleyin.
İpuçları
-
Toplantı notlarınızı soyut bir şablona sığdırmak yerine, kuruluşunuzun ihtiyaçları için bir şablonu mükemmelleştirmeye çalışın. Pek çok iş şablonu kurumsal veya halka açık toplantılar için gayri resmidir.
Robert's Sipariş Kurallarının kuruluşunuzda kullanılmasını teşvik edin. Resmi ve gayri resmi toplantılara uyarlanabilen, yaygın olarak kullanılan bir formattır.
