Tutanaklar toplantının ayrıntılı bir kaydıdır. Tutanaklar konuşma konularını, gereken eylemleri ve alınan kararları kaydeder. Tutanaklar, toplantıda resmi bir kayıt bulunduğunu ve kimin toplantıda olduğunu ve kim olmadığını gösteren bir belge olmasını sağlar. Normalde tutanakları tutması için bir kişi seçilir, genellikle sekreter ya da sayman. Toplantı için dakika tutma şansınız varsa, profesyonel olarak kaydetmenizi sağlamak için aklınızda bulundurmanız gereken bazı şeyler vardır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kalem veya kurşun kalem
-
Not defteri
-
Kayıt cihazı
-
Bilgisayar
Toplantının sayfanın üstünde bir defterde gerçekleştiği saati, tarihi ve yeri not edin.
Tamamen dakika yazmanıza yardımcı olmak için daha sonra oynatabileceğiniz bir kayıt cihazı kullanın.
Katılımcıların isimlerini listeleyin. Ayrıca toplantıda olması beklenen ancak bulunmayan kişilerin adlarını da yazınız. Devamsızlığı mazeretsiz olduğunu not etmeniz gerekebilir. Öyleyse, "mazereti", kişinin adının yanındaki parantez içinde not edebilirsiniz.
Toplantı gündemini takip edin. Asıl görevliler genellikle toplantıdan önce gündemi alırlar ve tartışılan her konuyu sırayla kaydetmenize yardımcı olurlar.
Her konu için gündemde belirtilen ana noktaları not edin. Tutanaklar, her gündem maddesi için gereken kararları veya takipleri not etmelidir.
Bir yönetim kurulu üyesinden veya bir katılımcıdan gerekli bir eylemi gerektiren herhangi bir gündem maddesi altına "Eylem" kelimesini ekleyin. Notlarınızı yazarken, "eylem" kelimesini kalın ve italik yazınız ve kendi satırını yazınız; Bu, bulmayı kolaylaştırır ve kimin ne yapması gerektiğini takip etmenize yardımcı olur.
Gündemde belirtilenlerin ötesinde tartışılan konuları etiketlemek ve toplantıda bu maddeleri toplamaktan kimin sorumlu olduğunu belirtmek için "Diğer İşletmeler" yazın veya yazın.
Tutanaklarınızla bir sonraki toplantının kararlaştırıldığı tarih, tarih ve yeri belirtiniz.
Dakikalarını imzala. Yazdığınız dakikaların son satırında, önce "tarafından kaydedilen dakikalar" gibi bir cümlenin yer aldığı adınız ve adınız bulunmalıdır.
İpuçları
-
Kayıt cihazınızın prize takılı, tamamen dolu veya ekstra pilleri olduğundan emin olun.
