Yoğun bir iş günü boyunca, önemli ayrıntıların kaybolması veya unutulması kolaydır. Dikkatli kayıt tutma zorunludur - özellikle iş toplantıları sırasında. Tutanaklar toplantının resmi bir kaydı olarak görev yapar. Toplantı sırasında kimin var olduğunu, neyin tartışıldığını ve neyin karar verildiğini açıklamalıdırlar. Dikkatlice hazırlanırsa, geçmiş, şimdiki ve gelecekteki iş kararları hakkında herkesi bilgilendirmek ve aynı sayfada bilgilendirmek için en etkili yöntemlerden biri olabilirler.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Toplantı gündemi
-
Öğeleri veya bir kelime işlemcisini not al
Toplantının tarihini, saatini ve yerini kaydedin.
Kıdem sırasına göre, katılan herkesin listesi.
Gerektiğinde nisabın mevcut olup olmadığını belirtiniz. Her toplantı, bir toplantı nisabı veya toplantıyı geçerli kılmak için en az sayıda katılımcı gerektirmez. Ancak, nisabın gerekli ve hazır bulunması halinde, toplantı sırasında verilen iş kararlarının geçerli ve uygulanabilir olduğu anlamına gelir. Bir nisab olmadan, iş yapamaz.
İşlemleri kronolojik sırayla açıklayın. Toplantının ne zaman ve kim tarafından yapıldığını belirterek başlayın.
Bir konuyu başlatan her kişinin adını not edin ve tartışma hakkındaki en önemli bilgileri not alın.
Neyin tartışıldığına hemfikir olan ya da hemfikir olmayan kişilerin adlarını yazın ve anlaşmanın veya anlaşmazlığın niteliğini kesin olarak belirtin.
Toplantının her bölümünü nihai kararın bir özeti ile sonlandırın.
Toplantı sona erinceye kadar 5. ile 7. adımlar arasını yinelemeye devam edin.
Notlarınıza göre toplantının resmi bir özetini yazın. Şirket antetli kağıdını kullanın ve katılımcıların her birine son kopyayı gönderin.
İpuçları
-
Toplantı gündemini toplantı tutanaklarınız için bir taslak olarak kullanın. Gündemler genellikle toplantı için ana konuları ana hatlarıyla belirtir. Gündemi taslak olarak kullanmak, dakikalarınızı düzenli tutmanıza yardımcı olur.
Teknoloji belirli bir zaman tasarrufu sunsa da, MIT’in Sloan School of Management’ın yönetimsel iletişiminde kıdemli bir öğretim görevlisi olan Neal Hartman, Forbes web sitesinde, herkesin odaklanmasını sağlamak için toplantılarda teknolojiyi yasakladığınızı yazdı. Tutanakları yakalamanıza yardımcı olacak teknolojiyi kullanmaya karar verirseniz, basit bir kelime işlemcisinin yanı sıra e-postaya, İnternete veya diğer programlara erişimi geçici olarak engelleyen dikkat dağıtıcı olmayan bir yazılım kullanmayı düşünün.
