Bir organizasyon planı ile başlamadıysanız, proje raporu yazmak göz korkutucu bir görev olabilir. Proje raporları genel olarak okuyuculara projenin hedefleri, planı, bütçesi ve sonuçları hakkında bilgi sağlayan aynı temel unsurları içerir. Birkaç temel rapor yazma tekniğini kullanarak, organize ettiğiniz ve önemli bilgileri sağlayabileceğiniz akranlarınızı gösteren etkili bir proje belgesi oluşturabilirsiniz.
Ne tür bir proje raporu yazacağınızı belirleyin. Ortak proje raporları teklifleri, iş önerileri kapsamını, durum güncellemelerini, varyans analizlerini ve son gözden geçirmeleri ve önerileri içerir. Bu, ekip üyelerinizin, amirinizin veya diğer paydaşlarınızın tam olarak istediğiniz bilgileri vermenize yardımcı olacaktır.
Raporunuz için bir taslak yazın. Bir kapak sayfası, içerik sayfası, yönetici özeti, ana gövde ve eki dahil edin. Hangi bilgi kategorilerini ele alacağınıza karar verin. Yazdığınız raporun türüne bağlı olarak, bunlar arasında hedefler, proje metodolojisi, personel, ihtiyaç duyulan kaynaklar, süre, başarı ölçütleri, bütçe, varyanslar, teslim edilebilirler, son tarihler, sonuçlar ve tavsiyeler yer alabilir.
Her bölümü tamamlamak için gerekli bilgileri toplayın. Bu, projeyi talep eden kişilerle, projede çalışan personelle ve müşteriler, iç çalışanlar veya satıcılar ve tedarikçiler gibi projenin hedefi olan paydaşlarla görüşmeler yapılmasını gerektirebilir. Önceki satış hacimleri, bütçeler, katılım düzeyleri ve demografik veriler gibi geçmişe dair verileri alın.
Rapora kısa bir genel bakış olan yürütme özetinin ilk taslağını yazınız. Bu, okuyucunun raporu almasının nedenini, raporun temel vurgularını ve tavsiyelerini içermelidir. Daha ince ayrıntıları genellikle yarım sayfalık bir genel bakış olan yönetici özetine dahil etmeyin. Proje raporunda detay ve destek sağlayın.
Verilerinizi ve görüşmelerinizi kullanarak raporun her bölümünü yazın. Mantıksal bir düzen kullanarak bölümleri düzenleyin. Örneğin, proje için gerekli bileşenleri açıklayana kadar bütçeyle başlamayın. Bu, her bir masrafı ve neden iki kez ihtiyaç duyulduğunu açıklamaktan kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Proje bileşenlerini listelene kadar projede çalışan personelin isimlerini listelemeyin. Bir varyans bölümü için, orijinal istisnalar ve ardından fiili sonuçları ekleyin.
Raporu bulgularınıza dayanarak bir özet ve önerilerle bitirin. Sonuç ve önerilerinizi desteklemek için verileri kullanın. Ayrıntılı bütçeler, grafikler, çizelgeler ve diğer teknik veriler gibi ayrıntılı destek bilgilerini içerecek şekilde, okuyucularınızın ekine bakın.
İlk özetinizin herhangi birinin raporunuzu yazarken keşfettiğiniz bilgilere dayanarak değiştirilip değiştirilmeyeceğini belirlemek için yönetici özetinizi gözden geçirin. Yönetici özetinin son halini yazınız.
Ekinizdeki bilgileri derleyin ve bilginin raporunuzda göründüğü sıraya yerleştirin. Raporunuza geri dönün ve okuyucuları ek bilgilere yönlendirmek için dipnotlar veya sayfa numaraları ekleyin.
