Bir proje raporu, kar amacı gütmeyen bir organizasyonda devam eden bir projenin durumunu bildirir. Genellikle raporda bütçe, başarılı kilometre taşları ve projenin başlamasından bu yana ortaya çıkan sorunlar hakkında özel bilgiler yer alacaktır. Bir proje raporu yazarken, temel formatı izleyin, ancak kuruluşunuza ve hedeflerinize uyacak bölümleri eklemek veya kaldırmaktan çekinmeyin.
Rapor için ön maddeyi oluşturun. Proje adını, rapor tarihini ve proje yöneticisinin ve ekip üyelerinin adlarını içeren düzgün bir kapak sayfası hazırlayın. Raporunuz beş sayfadan uzunsa, bilgileri kolayca bulabilmeniz için bir içindekiler tablosu eklemeyi düşünün.
Proje raporuna başlamak için, okuyucuya projenin temel durumunu ve kar amacı gütmeyen kuruluşunuzu nasıl etkileyeceğini açıklayan bir genel bakış bölümü yazın. Bu bölümü bir veya daha az sayfada tutun ve ekibinizin proje üzerinde kaydettiği ilerlemenin geniş çaplı bir açıklamasını yapmak amacıyla yazın. Gözden geçirmeyi okuduktan sonra, gözden geçiren kişi proje kapsamı, mevcut durum, ne yapılması ve ne beklediğinizle ilgili temel bir anlayışa sahip olmalıdır.
Bugüne kadar gerçekleştirdiğiniz kilometre taşları hakkında bir güncelleme yazın. Bu bölümde tamamlanan her bir projenin hedefini açıklayın ve okuyuculara tam zamanında olup olmadığını söyleyin. Bir dönüm noktasının olumlu etkilerini veya beklenmeyen faydalarını dahil edin. Örneğin, bir hafta öncesinden bir hedefi tamamladıysanız, bunun nihai ürünü nasıl hızlandıracağını veya kar amacı gütmeyen kuruluşunuz için nasıl tasarruf sağlayacağını açıklayın.
Okuyucuları proje bütçesinin durumu hakkında bilgilendirin. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş için bütçe genellikle en büyük endişe kaynağıdır. Bütçe bölümünde, ne harcadığınızı ve neyi harcayacağınızı açıklayan bir satır satır bütçe analizi oluşturun. Herhangi bir tutarsızlık varsa, bir açıklama ve farkı telafi etmek için atacağınız adımları açıklayın.
Herhangi bir gecikme veya problem için bir açıklama yapınız. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz proje süresince beklenmeyen durumlarla karşılaştıysa, sorunu ayrıntılandıran bir bölüm eklediğinizden emin olun. Yönetim kurulu üyelerine ve müşterilere güven vermek için, sorunu gidermek veya önlemek için atacağınız özel adımlar ekleyin.
Sonraki adımları açıklayın. Kısa bir taslakta, okuyuculara bir projede bir sonraki adımda neler olacağını bildirme. Ek personele veya bilgiye ihtiyaç duyacaksanız, her öğeyi listeleyin. Bu bilgi, kaynakları kısıtlı kar amacı gütmeyen kuruluşlar için çok önemlidir. Olumlu bir şekilde, mümkünse, projenin zamanında ve bütçede tamamlanacağına dair güvenini ifade ederek kapatın.
