Bir işlem mektubunun biraz aldatıcı bir adı vardır. Her ne kadar mektubun iki şirket veya taraf arasında bir anlaşmayı veya sözleşmeyi belirtecek gibi görünse de, bu mektubun tam işlevi aslında rutindir. Bir işlem mektubu, bir bireyin şirket hakkında daha ayrıntılı bilgi isteyen belirli bir işletmeye yazdığı resmi bir iş mektubu anlamına gelir. Bu mektup, bir işletmeyle resmî yazışma yapmak ve onların giriş ve çıkışlarını net bir şekilde belirlemek istediğinizde yararlıdır.
E-posta dahil olmak üzere adresinizi sayfanın sol üst köşesine dört veya beş satıra yazın. Bir satır atla ve tarihi yazın. Başka bir satıra atlayın ve iletişim kurduğunuz şirketin adını ve üç satıra adresini yazın.
Bir satır atlayın ve "Sevgili" artı, iletişim kurduğunuz kişinin adını yazın. Alternatif olarak, mektubunuzu belirli bir bölüme yönlendiriyorsanız, "Sayın Finans Direktörü / Müdürü" veya hangi bölümle iletişim kurduğunuzu yazabilirsiniz. Öte yandan, “Kime Endişeli Olduğunu” her zaman yazabilirsiniz.
Şirkete olan ilginizi ve şu ana kadar gözden geçirdiğiniz bilgileri açıklayın. Bununla birlikte, halen devam eden sorularınız olduğunu veya belirli uygulamaların net olmadığını belirtiniz.
Sorularınızı veya endişelerinizi, bir sonraki paragraftaki madde işaretleri içinde belirtiniz; Sorularınız, sahip oldukları patentleri (veya ne tür bir sigorta taşıdıklarını) sormaktan, bir ürün garantisi sunmaları halinde olabilir. İstediğiniz soruyu sorun.
Mektubun üstündeki adreste veya e-postanızda sizinle iletişim kurmasını teşvik edin. "Saygılarımızla" yazın ve sonra altına, adınızı yazın.
