Bir işletmeyi yürütürken, telefonlara profesyonel ve saygılı bir şekilde cevap vermek çok önemlidir. Telefon, çoğu işletme ve müşterileri arasındaki birincil iletişim aracı olmaya devam ediyor. İşletmeler üzerinde müşteri tarafından oluşturulan yorumları okursanız, müşterilerin telefonda nasıl işlem gördüklerine bağlı olarak bir şirketin genel görüşlerini oluşturma eğiliminde olduğunu fark edeceksiniz. Müşteriler, aramaları cevaplanmadan önce çalma sayıları, telefonda nasıl karşılandıkları, ne kadar bekletildikleri ve aramanın sonunda tatmin edilip edilmediklerine göre karar verir.
Üçüncü çalmadan önce telefonu al. Bu her zaman mümkün olmayabilir, ancak genel amaç bu olmalıdır. Müşteriler, çağrıları derhal yanıtlanmadığında profesyonelce görmezler. Aramaya hemen ulaşamıyor olsanız bile, en azından müşteriyi selamlayın ve bir süre beklemesini isteyin.
Telefona profesyonel bir şekilde cevap verin. Çoğu işletme için standart bir selamlama en iyisidir ve tüm telefon görüşmelerinin aynı şekilde yanıtlandığı evrensel bir şirket politikası yayınlamak isteyebilirsiniz. Şirketin adını içeren ve size nasıl yardımcı olabileceğinizi soran basit bir selamlama kullanın. Örneğin, "İyi akşamlar ve Company XXX'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Size nasıl yardımcı olabilirim?"
Müşteri konuşurken aktif olarak dinleyin. Müşteriler, karşı tarafın kendilerine önem verdiğini hissetmediklerinde rahatsız olurlar veya az önce söylediklerini tekrarlamaları istenir. Telefondayken çoklu görev yapmaktan kaçının ve müşterinize tüm dikkatinizi verin.
Konuşurken gülümse. Gülümsediğinizde, telefonda daha hoş karşılarsınız ve müşteriler buna olumlu yanıt verir. Ayrıca, müşteri öfkeli ve uygun olmasa bile her zaman her zaman hoş ve kibar davranın.
Müşteriye bir şeyler açıklarken yavaş ve net bir şekilde konuşun. Müşteriler aceleyle hissetmek istemiyorlar, sanki onları telefondan çıkarmaya çalıştığınız gibi. Uzun süren süreçleri açıklarken veya şirket politikalarını gözden geçirirken, yavaş ve net bir şekilde konuşmak özellikle önemlidir. Müşterinin tam olarak anlayabilmesi ve kalıcı sorulara bırakılmaması için kendinizi tamamen açıklamak istiyorsunuz.
