Standart Çalışma Prosedürleri (SOP), bir kurum içindeki çalışanlara tutarlı rehberlik sağlamanın popüler bir yoludur. İdeal olarak, caddeden birini kaparsanız, o kişinin görevi bir SÇP'den ve gerekli araçlardan başka bir şey olmadan tamamlayabilmesi gerekir. Herhangi bir SOP portföyünün önemli bir başlangıç noktası, tutarlılık için bir SOP şablonunun oluşturulmasıdır. Herhangi bir fantezi yazılım veya beceriye ihtiyacınız yoktur; sadece gerekli elemanları ve şablonun nasıl görünmesini istediğinizi dengelemeniz gerekir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Kelime işleme yazılımı
Yeni bir kelime işlem belgesi açın. Dosyayı SOP şablonunuz için kullanmak istediğiniz ad ve sürüm kontrol tarihi ile kaydedin. Örneğin: "ŞirketinizAdı_SOP_Template_01-16-2010".
Başlığa bir tablo yerleştirin. Bu tablodaki satır ve sütunların sayısı size bağlıdır; En azından, SOP numarası için bir hücreye, unvan ve onay ya da belgenin yürürlüğe girme tarihine ihtiyacınız olacağını unutmayın. İsterseniz sayfa numarası ve şirket logosu veya adı için bir hücre de kullanabilirsiniz. Üstbilgideki tablo ile ilgili hoş olan şey sayfa eklerken belge boyunca yinelenecek olmasıdır.
Belgenin ilk sayfasına büyük bir tablo yerleştirin. Bu tabloda, SOP numaranız ve unvanınız en üstte yer alacak, ardından belgenin yazarı ve onaylayan yetkililer gibi kilit personelin imzaları için isimleri, unvanları ve tarihleri ile birlikte yer alacak. Üst hücre için "SOP Başlığı", bir sonraki hücre için "SOP Yazarı" ve uygun sayıda hücre için "QA Onayı" gibi her bir hücre için başlıklar yazın.
Giriş, sorumluluklar, malzemeler ve ekipman (varsa) ve prosedür için bölümler oluşturun. Diğer bölümler kısaltmaların, terimlerin veya ürünlerin sözlüklerini içerebilir. Bu bir şablon olduğu için, birden fazla SOP yazarına sahip olmayı planlıyorsanız, her bölüm için ne beklendiğini açıklayan bir cümle ya da iki eklemek isteyebilirsiniz.
Bölümlerinizi biçimlendirin. SOP bölümlerini sunmanın en yaygın yollarından biri, her bölüm için bir harf, sayı veya kombinasyon sistemi başlatmaktır. Madde işaretleri ve kısa çizgiler de kullanabilirsiniz. Yine de, SOP’lara atıfta bulunarak veya revize edildiğinde harf / rakam ile bir bölüme işaret etmenin daha kolay olduğunu unutmayın.Sıralama formatının "A, B, C" gibi bir bölümdeki sonraki her satır için nasıl görünmesi gerektiğini gösterin; "1,2,3"; veya "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
Şablonun sonuna iki tablo daha ekleyin. Tablolardan biri harici referansları listelemek için veya sürüm değişiklikleri için SÇP'ye ekleyebileceğiniz ekler ve formlar için olmalıdır. Diğer tablo, SÇP'nin versiyon geçmişini ve değişikliklerin nedenlerini belgelemek için olabilir. Bu tablolar, şablonun geri kalanının kullandığı sayı / harf biçimini kullanmaya devam edebilir.
Belgeyi salt okunur bir şablon dosyası olarak kaydedin. Bu, kullanıcıyı değiştirilirse belgeyi farklı bir adla kaydetmeye zorlayarak şablonunuzun yanlışlıkla üzerine yazılmasını önlemeye yardımcı olur.
İpuçları
-
Şablonunuzun bir yedek kopyasını alın.
