Yüksek kaliteli ürünleri karda verimli bir şekilde üretmek ve kanun ve yönetmelikler dahilinde kalmak, operasyonlarda tutarlılık gerektirir. Birçok şirket, önemli prosedürleri uygulamak için adım adım yol gösteren standart işletim prosedürleri veya SOP'lar oluşturarak kendilerine yardım eder. SOP, doğruluk ve kalite kontrolünün sağlanmasına yardımcı olur. Özellikle devlet, imalat, araştırma ve geliştirme, laboratuar ve akademi olmak üzere çeşitli şirket ve kuruluşlarda kullanılmaktadırlar. Şirketler içindeki bireysel birimlerin sayısız prosedürü olduğundan, her birinin farklı SOP'lara ihtiyacı vardır. Bu nedenle, her birimin başkanlarına, kendi prosedürlerini ve SOP kılavuzlarını yazmaları için bir başlangıç noktası sunan bir SOP şablonu sağlamak yardımcı olacaktır. SOP şablonları, her prosedürün ihtiyaç duyduğu tüm önemli bileşenleri sağlar.
Ne tür bir prosedürün yazılması gerektiğini belirlemede SOP yazarlarına rehberlik edin. Şablon, onlara işçilerin prosedürleri yürütmek için vermeleri gereken kararların sayısına dayanan kolay bir karar alma aracı sağlamalıdır. Kısa rutin prosedürlerin sadece çalışanın birkaç karar vermesini gerektirdiğini ve basit bir adım biçiminde yazılabileceğini öneriniz. Örneğin: önce A, sonra B, sonra da C yapın. Birkaç karar gerektiren uzun prosedürlerin çalışanlara prosedürün hangi sırada gitmesi gerektiğini söyleyen hiyerarşik bir adım formatı kullanabileceğini ve genellikle işlemi tamamlamak için yapılması gereken alt adımları içerdiğini unutmayın. tüm görev. Karmaşık, uzun ve çok sayıda karar vermeyi gerektiren prosedürleri tanımlamak için akış şemaları veya infographics örnekleri sunun. Örneğin: A'yı yapın. "Normal" ise B, C ve D'yi yapın. "Anormal" ise, onaylamak için A'yı ve ardından E, F ve G'yi yapın.
Her prosedürü yazan somunları ve cıvataları açıklayın. Örneğin, her prosedürün bir unvan, amaç, kapsam ve prosedürü yerine getirme yöntemleri ve sorumlulukları olmalıdır. SOP yazarlarını, başlık verme prosedürleri için tek tip bir adlandırma kuralını kullanmaya teşvik edin veya isteyin. Prosedürün kapsamını, prosedürün kime uygulanacağını, ne zaman ve hangi şartlar altında olduğunu belirtmelerini isteyin. Her bir prosedürün ne zaman kullanılmayacağını da açıklayabilirsiniz. Yöntem ve sorumluluklar bölümünde, bir prosedürün uygulanmasında adım adım protokol sağlayın. Şablon eylem fiilleri ile basit, kısa ifadeler sağlamalıdır.
Tanımlar ve kaynak gereksinimleri sağlayın. Her prosedür, belgede kullanılan terimleri tanımlayan ve kısaltmalar yazan bir bölüme sahip olmalıdır. Buna ek olarak, çalışanlara prosedürü uygulamak için hangi belgelere, ekipmana veya diğer malzemelere ihtiyaç duyacaklarını söylemelidir. İşverenlerin ya vaktinden önce gerçekleştirmeleri gereken ya da görevi tamamlamak için farkında olmaları gereken diğer ilgili prosedürlere atıfta bulunun. Şablonun sahip olması gereken diğer önemli bileşenleri unutmayın. Bunlar prosedür için geçerli tarihi ve prosedürün en son gözden geçirildiği tarihi içerir.
İpuçları
-
Şirketinize bağlı olarak, prosedürü uygulamak için hangi yetki seviyesinin gerekli olduğunu netleştirmek için SÇP'ye bir güvenlik seviyesi atamak da önemli olabilir. Şablonu, çalışanın prosedürü güvenle gerçekleştirebileceği koşulları da tanımlamak için kullanın.
Uyarı
Her zaman sağlık ve güvenlik veya uygun olan yerlerde yasal ihlaller konusunda rehberlik sağlayın. Şablonda bir yer belirtin ve bu mesajların kalınlaşması veya yan kutulanması gibi önemli uyarıları vurgulamak için yöntemler kullanın. Prosedür uygulanmazsa veya yanlış takip edilirse, bunun kişisel yaralanmalara, can kaybına, ekipmanın zarar görmesine, hatalı ürünlere, para cezalarına, davalara veya işlerin kapanmasına neden olup olmadığını açıklayın.
