Bir proje yönetim planı, ölçülebilir, kısa vadeli bir şirket hedefini ve bu hedefe ulaşmak için gereken görevleri, tahsis edilmiş kaynakları ve açık bir süreyi belirler. Bir proje yönetim planı yazma işi normal olarak, proje yöneticisinin görevine düşer ve proje yönetimindeki tüm ilerlemelerin bütçeye ve zaman dilimine karşı ilerlemesini izlemek, ölçmek ve raporlamakla ve üst yönetimden herhangi bir saptamayı belirlemek için tam sorumluluk taşır - onaylanmış plan. Proje yönetim planları, proje yöneticisinin projenin genel ilerlemesini izlemesine yardımcı olmak için genellikle beraberindeki belgelere (örneğin, Gantt çizelgeleri, iş dağılımı yapısı (WBS), bütçe planları, kaynak planları, görev bağımlılığı listeleri) sahiptir.
Projenin kapsamını ve hedeflerini tanımlamak için üst yönetim ile işbirliği yapın. Projenin süresinin kısa vadeli olduğundan (üç ila altı aydan uzun olmayan) emin olun, projenin bütçesini ve zaman çizgisini belirleyin (örneğin, bir ürünün belirli bir tarihe kadar belirli bir tarihe kadar piyasaya sürülmesi veya gönderilmesi gerekir) başarılı olması için projeye katılmak zorunda olanlar.
Proje hedefine ulaşmayı etkileyebilecek herhangi bir kaynak veya bütçe kısıtlaması, risk veya kritik öneme sahip sorunları belirleyin. Teslim edilenler ile aynı zamanda başka sorumlulukları olan insanları proje ekibine tayin ederseniz, bu projenizi riske sokabilir.
İş dökümü yapınızı oluşturmak için proje ekibi üyeleriyle birlikte çalışın. Proje aşamalarını, görevleri ve dönüm noktalarını (süresi olmayan işler) WBS'de listeleyin, böylece kimin ne yaptığını ve ne zaman yaptıklarını bileceksiniz. WBS, proje planının ayrılmaz bir parçasıdır.
Proje ekibi için bir zaman çizelgesinde periyodik plan incelemeleri tanımlayın ve üst yönetimin raporlamanın hangi formda olacağını da dahil olmak üzere projenin ilerleyişi hakkında ne zaman raporlar bekleyebileceğini belirleyin.
Proje ekibi üyeleriyle birlikte çalışarak, özellikle kendilerine ait destekleyici belgeleri ve planları (örneğin, bütçe planları, kaynak planları, görev bağımlılık listeleri) ortaya çıkarın ve bunları proje yönetim planına ekleyin.
Üst yönetim üyelerinden ve proje sponsorundan planı yürürlüğe koymak için proje planını imzalayıp tarih atmasını isteyin.
Şirketin arzulanan hedefi doğru bir şekilde yansıtmasını sağlamak için proje ekip liderleri ve üst yönetimle birlikte ilerledikçe proje yönetimi planını gözden geçirin.
İpuçları
-
Projedeki kilit paydaşları mümkün olduğunca erken belirleyin, böylece bölümlerinde personel ve bütçe ayarlamaları yapabilirler.
Uyarı
Proje başlangıcında proje planında yönetimin imza alamaması, projenize gerekli kaynakların tahsis edilmeyeceği anlamına gelebilir.
