Çoğu kuruluş çalışanlarının belirli rapor türlerini nasıl yazacaklarını bilmelerini ister. Örneğin, kalite güvence uzmanları kalite raporları yazmayı bilmelidir. Kalite raporu, kuruluşun ürünlerin, hizmetlerin ve işlemlerin kalitesini sağlamak için tasarlanan mevcut kontrol sistemlerinin değerlendirilmesine yardımcı olur. İyi organize edilmiş kalite raporları, kuruluşun ürünlerini ve süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olmak için diğer profesyoneller tarafından da kullanılabilir.
Notlarını kullan. Bir kuruluş içindeki kalite güvence süreçlerini gözden geçirirken, süreçlerin ne olduğu, çalışanlar tarafından nasıl uygulandıkları ve ne kadar etkili göründükleri hakkında ayrıntılı notlar almalısınız.
Kalite raporunuzda basit bir dil kullanın. Kısa cümleler ve basit ifadeler, anlamınızı aşmanın ve tüm profesyonellerin raporunuzun içeriğini kolayca anlamasını sağlamanın ideal yoludur.
Kalite raporunuz için özeti yazın. Özet, raporunuzun tüm bölümlerinin bir özetidir. Her bölümü yaklaşık iki ila beş cümleyle özetleyin. Amaç, raporun tamamını okumanın zamanına değip değmeyeceğini bilmeyi öğrenen herkes içindir.
Arka plan bilgisi için bir bölüm ekleyin. Bu, analiz edilen departmanı veya süreci, analizde yardımcı olan kişileri ve kalite raporunun amacını içermelidir.
Bulgularınız için bir bölüm ekleyin. Bir departmanı veya süreci analiz ederken, süreçlerin nasıl tamamlandığına, katılan çalışanlara ve süreçlerin organizasyon için ne kadar etkili olduğuna dikkat etmelisiniz. Bu ayrıntıların hepsinin bu bölüme dahil edilmesi gerekir. Veri veya hesaplamalar ayrı olarak listelenebilir ve rapora eklenebilir.
Kalite raporunuzu çıkarımlar bölümünde sonuçlandırın. Bu bölüm, gözlemlediğiniz süreçleri iyileştirmek için sonuçlar ve öneriler sunacaktır. Öneriler sunarken çok fazla ayrıntı verin. Grafikler ve grafikler gibi uygun yerlerde görsel ayrıntıları kullanın. Bu bölümde ne kadar ayrıntılı ve örnek verebilecekseniz, kalite raporunuz da o kadar yararlı olur.
