Toplantı tutanakları kar amacı gütmeyen kuruluşlar, devlet kurumları, topluluklar ve şirketler için önemli yasal belgelerdir. Karar verme sürecinin bir kaydını sağlarlar. Tutanaklar dikteden farklıdır. Toplantıda olanların bir kelime kelimesi metni değildir; bunun yerine, katılanların, nelerin tartışıldığı, verilen oyların ve neyin karar verildiğinin bir kaydı. Dakikalar birkaç yıl saklanır.
Doğru Dakikaları Kayda Hazırlayın
Toplantı gündemini gözden geçirin. Bu, not almanız gereken önemli gündem maddeleri için plan yapmanıza olanak sağlayacaktır. Ayrıca kaç katılımcının bekleneceği konusunda bir fikir edineceksiniz.
Bir katılımcı kağıdının taslağını hazırlayın. Bu, toplantı başlıklı bir kağıt parçası kadar basit olabilir ve üstte numaralandırılmış birkaç satırla tarihlenir. Bunu katılımcıların imzalaması için toplantının başında dağıtacaksınız.
Kayıt cihazınızın doğru çalıştığından emin olun. Toplantıyı bir dizüstü bilgisayarda veya kalem ve kağıtla veya toplantıyı kaydederek not almayı seçebilirsiniz. Toplantı hassas bilgileri kapsayacaksa, kaydı başkanla konuşun ve sadece dakikaların doğruluğunu sağlamak için kaydı kullanma amacınızı açıklayın.
Kayıt için Toplantı Tutanakları Yaratın
Toplantı sırasında not alın. Her tartışmanın konusuna odaklanın ve yorumunu bırak. Örneğin, yeni bir bina için fon tahsisatının tartışıldığını, ancak "tartışmanın duygusal ve ateşli" olduğunu not edin. Her hareketi kimin önerdiğini ve neyin çözüldüğünü not edin.
Resmi toplantı tutanağı olacak bir belge oluşturun. Önceki toplantı tutanaklarıyla aynı formatta olmalıdır. Altı bölüm kullanmayı düşünün: Sipariş için çağrı yapma, çağrı alma, son toplantı tutanaklarının onaylanması, açık sorunlar, yeni işler ve erteleme. Her biri altında tartışma veya etkinliğin kısa ve tarafsız bir özetini sağlar. Oy sayımı olsaydı, oy kullan. Oylar sayılmazsa, yalnızca bir hareketin "taşındığını" veya "başarısız olduğunu" belirtin. Not tutan ve tutanağı onaylayan başkan olarak kendiniz tarafından imzalanacak tutanaklar için bir alan yaratın.
Toplantı tutanağını toplantıdan sonraki bir hafta içinde yönetim kurulu üyelerine dağıtın ve - toplantı halka açıksa - bunları genel kayıt olarak kaydedin. Gerektiğinde değişiklikleri ve düzeltmeleri yapın. Açıklama gerekirse, kendi notlarınıza veya toplantı kaydına bakın.
Şirket Dosyalarında Toplantı Tutanaklarını Saklayın
Toplantı tutanaklarını geçmiş toplantılarla doldurun. Tutanakları, komite veya kurul tarafından düzenlenen ve kronolojik sıraya göre ciltte tutabilirsiniz. Toplantı tutanakları yasal kayıt olduğundan, onları merkezde tutun.
Bu kaydı saklamak kuruluşunuzun politikası olmadığı sürece, toplantıda yaptığınız kaydı silin. Dakikalarınız sona erdiğinde, genellikle bu yedeği almaya gerek kalmaz ve içeriği hassas veya gizli olabilir.
Bir sonraki toplantının başında toplantı tutanaklarını kopyalayıp dağıtın. Bunlar ilk iş noktası olarak onaylanacak.
İpuçları
-
Gerekirse toplantı şablonlarını inceleyin. Daha eski dakikaların nasıl tutulduğunu inceleyin ya da "Toplantı Tutanakları Şablonları" için çevrimiçi arama yapın.
