Haftalık personel toplantıları sırasında yapılan faaliyetleri takip etmek için gönüllü olsanız da ya da meslektaşlarınız sizi bir hayır kurumu kayıt sekreteri olarak seçtilerse, kuruluşunuzun toplantılarında gerçekleşenlerin net ve kesin kayıtlarını oluşturmanız çok önemlidir. Toplantı tutanakları, tartışılan veya üzerinde durulan konuların resmi kaydı olarak görev yapar. Bu nedenle, genellikle tarihi belgeler olarak kabul edilirler. Sonuç olarak, mükemmel toplantı tutanaklarının alınmasının önemi göz ardı edilemez ve katılımcılar, profesyonelliğinizin yanı sıra ayrıntıya olan dikkatinizi takdir edeceklerdir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Roberts Sipariş El Kitabı Kuralları
-
Üyelik Kadrosu
Toplantı tutanağını kaydetmek için bir yöntem seçin. Teyp kaydının avantajları ve dezavantajları, toplantı sırasında notlar yazmak ve ayrıntıları elle yazmak. Bu yöntemlerden ikisinin birleşimi gibi güvenli bir yöntem düşünün. Örneğin, toplantıyı teyp edebilir ve ayrıca dizüstü ya da tabletinize not yazabilirsiniz.
"Robert’ın Sipariş Kuralları" nın bir kopyasını alın veya bu astarın parlamento prosedürü ve toplantıların yapılması ve kaydedilmesi için en iyi uygulamaların çevrimiçi aboneliğine erişin. Toplantı tartışmalarını, hareketleri, hareketleri gösteren saniyeleri, tartışma ve oylamayı kaydetmek için uygun formatı inceleyin. Mümkünse, toplantı sırasında kitabın veya web sitesinin bir kopyasının erişilebilir olmasını sağlayın. Bu, üyelerin uygun yönetişim, davranış, resmi kayıtlar ve tutanaklarla ilgili cevaplar için size bakmaları halinde paha biçilmez olacaktır.
Dakikaları için bir giriş ve yapı biçimlendirin. Örneğin, girişteki toplantının tarihini, saatini, memurlarının adlarını, yerini ve amacını listeleyin. Toplantı tutanakları, toplantının düzenlenme süresini ve ertelenen zamanı yansıtmalıdır. Resmi toplantıların amacı sadece bir aylık üyelik toplantısı olabilir; ancak, özel bir üyelik toplantısı için tutanakları kaydediyorsanız, tutanaklarınızın, kuruluşun normal işlerinde genellikle gerçekleştirmediği bir toplantı olduğunu doğru bir şekilde yansıttığından emin olun. Birçok kamu sektörü kuruluşu, bir devletin Sunshine Yasasının belirli hükümlerinden muaf tutulan personel sorunları gibi gizli meseleleri tartışmak için özel toplantılar yapabilir.
Kurum başkanı veya grubun lideri sizi tanıttığı zaman ayağa kalkın. Resmi olarak tanıtılmadıysanız, kendinizi gruba tanıtın ve kayıt sekreterliği veya not tutucusu olarak rolünüzü açıklayın. Gruba toplantı tartışmalarını yakalamak için hangi yöntemleri kullandığınızı söyleyin. Bu şekilde üyeler, sizi, kuruluşun resmi belgelerini oluşturmaktan ve korumaktan sorumlu kişi olarak tanımlar; bu, sizi tanımayan üyeler veya kuruluş ve uygulamalarına aşina olmayanlar için özellikle yararlıdır. Ek olarak, tanıtımınız katılımcıların sesli olarak konuşmaları gereken bir öneri olarak hizmet eder, böylece not alma görevlerinizi etkili bir şekilde yerine getirebilirsiniz.
Katılımcılardan adlarını ve nerede oturduğunu hızlıca not alırken kendilerini tanıtmasını isteyin. Bu şekilde, hareketleri, saniyeleri ve tartışma noktalarını kaydederken insanlardan sürekli olarak adlarını tekrar etmelerini istemeniz gerekmez. Örneğin, her zaman bir hareketi yapan kişinin, o hareketi yapan kişinin ve bir oylamada oylamayı arayan kişinin adını her zaman kaydetmelisiniz. Birisi oylamayı aradığında, genellikle "Soruyu ara" der. Grubun lideri daha sonra üyelere oy vermelerini ister. Oylamadan önce tartışma olursa, tartışmanın belirgin kısımlarını kaydedin ve resmi itirazları not edin. Hareketler ve oylama ile ilgili notlarınızda ayrıca ayes, adlar ve kürtaj adlarını da içermelidir.
Öznel ifadeleri notlarınıza eklemekten kaçının. Bir konuşmacının tonu, yansıması veya sözsüz ipuçlarıyla ne anlama geldiğini yorumlamayın. Toplantı tutanakları olgusal ve objektif olmalıdır - bir katılımcının ifadesindeki herhangi bir büküm, tutanaklarınızın bütünlüğünü aşındırabilir ve uygun tutanakları kaydetme yeteneğinizi sorgulayabilir. Örneğin, "John Doe şu hareketi yaptı: Ulusal Hava Durumu Servisi'nin Jackson, Adams ve Madison ilçeleri için beş santimden fazla kar yağışı öngördüğü günlerde okulları kapat," değil "John Doe, grubun istediğini vurguladı. Bölgesel hava koşullarının sert havayı ve geçilemez yolları belirttiği günlerde okulları kapatıp kapatmamaya oy verin. ”
Toplantılar ertelendikten sonra mümkün olan en kısa sürede dakikalarınızı bitirin; Notlarınızı gözden geçirin, kaset kaydını dinleyin ve son halinizi hazırlamak için hazırlanın. Toplantı sırasında neler olduğu hakkında sorularınız varsa, grupta bir görevli veya bir liderle görüşün. Bazı durumlarda, açıklamaları açıklığa kavuşturmanız gereken kişi ile iletişime geçmeniz gerekebilir.
Grubunuzun liderine önerdiğiniz şeyleri son dakikalar olarak verin; geri bildirim, soru veya düzeltmeler isteyin. Yeşil ışığı yaktığınızda, son versiyonunuzu hazırlayın ve üyelere yayılması için tutanaklar ayarlayın. Katılımcılarla aynı ofis ortamındaysanız, dakikaların kopyalarını e-posta, salyangoz posta veya kişisel teslimat yoluyla dağıtmak için kuruluşunuzun tercih ettiği yöntemi kullanın.
İpuçları
-
Toplantınız ilk arama çağrısı içeriyorsa, üyelerden kendilerini tanıtmasını istemeniz gerekmez. Sadece mevcut kişilerin adlarını yakalayın ve bulunmayan kişilerin adlarını kaydedin. Toplama çağrıları, genellikle yönetim kurulları gibi resmi toplantılarda standart bir prosedürdür. İnsanların nerede oturduğunu ayrı olarak not edin. Bu sizin "hile kağıdınız" olur, böylece dakikalarınızdaki kişilere adınızla kolayca başvurabilir veya birinden ne söylediğini netleştirmesini veya tekrarlamasını istediğinizde onlarla konuşabilirsiniz.
Toplantı gayri resmi olsa bile not alan rolünüz değildir. Enformel toplantılar için bile not tutma sorumluluğunu ciddiye alın ve toplantı faaliyetlerini doğru ve resmen açıklayan resmi yazılı notlar oluşturun. Katılımcılar, detaylara gösterdiğiniz özen için teşekkür eder.
Uyarı
Toplantı notlarını almak için akıllı telefon gibi bir cihazı kullanmaktan kaçının; olumlu bir görüntü yansıtmaz ve akıllı telefonların özelliklerinden habersiz kişiler, kuruluşun üyelerini dinlemek yerine, yalnızca telefonunuzda çaldığınızı düşünebilirler. görüşüyorlar.
