Robert'ın Düzen Kuralları, grupların nasıl toplantı yapması ve birlikte karar vermesi gerektiği konusunda yaygın olarak kabul edilen bir kılavuzdur. Her toplantıda olanların resmi kaydı olarak, tutanaklar herhangi bir grup karar alma sürecinde çok önemli bir kaynaktır. Bir toplantının tutanakları mutlaka heyecan verici değildir, ancak anlaşılır ve anlaşılması kolay olmalıdır. Robert Kurallarına göre dakika tutmak için kesin bir yöntem var; Bu formüle uymak, gelecekteki okuyucuların işlemleri takip etmelerini ve işlemleri ve sonuçlarını anlamalarını kolaylaştırır.
Robert’ın Sipariş Tutanakları Başlıyor
Robert’ın Düzen Kurallarına göre, her toplantı tutanağı, okuyucuya toplantının amacını genel olarak anlamasını sağlayacak aynı detayları içermelidir. Her zaman aşağıdakileri içeren ilk paragrafla başlayın:
- Düzenli, özel, yıllık, düzenli veya başka bir şekilde ertelenen toplantı türü.
- Toplantının tarihi, saati ve yeri. Tüm toplantılar aynı yerde yapılırsa, bu ayrıntıyı atlayın
- Toplantıya katılan kurumun adı
- Toplantıda kuruluşun başkanlık görevlisi ve sekreterinin bulunduğunu teyit eder. Olmazlarsa, her birinin yerine geçen kişilerin adlarını verin
- Önceki toplantı tutanağının okunup onaylanmadığını belirtin. Önceki toplantı normal bir toplantı değilse, o toplantının tarihini ekleyin.
Tutanakların Ana Vücudu
Kalan kaydın çoğunluğu toplantı ile ilgili detaylarla doldurulacak. Sekreter toplantı tutanaklarını kaydedebilir ve daha sonra bütün toplantı detaylarının adil ve eksiksiz bir kaydını tutmak için kaydı hazırlayabilir. Birincil yöntemin başarısız olması durumunda her zaman bir dizüstü bilgisayar veya dizüstü bilgisayar gibi bir ikincil kayıt yönteminin yanı sıra kalemler ve kağıt kullanın.
Tüm resmi tartışma noktalarını toplantıya dahil edin. Üzerine ayrıntılı notlar alın:
- Toplantıda yapılan her türlü hareket, hareketi yapan kişinin adı ile birlikte.
- Toplantıda vücudun önüne bir soru getiren hareketler.
- Tüm hareketlerin son ifadesi ve ifadesi.
- Genel kurul toplantısı, oy sayımı veya oy oyu dahil her oy hakkında bilgi.
- Meclisin bir yarı-komiteye mi yoksa bütünün bir komitesine mi gittiği ve bu kanunun sonuçları.
- Tüm emir noktaları ve temyiz başvuruları, talepleri ile birlikte, her iktidar için başkan tarafından verilen sebeplerle birlikte.
- Herhangi bir düzensiz yorumun bir kaydı, bir sandalyenin kendisini rahatsız edici olarak adlandırmasına neden olmuş olabilir.
- Diğer tüm resmi tartışmalar odada yapıldı.
Toplantı Tutanaklarını Bitirme
Tutanaklarınızın son paragrafı, başkan tarafından yapılan kapanış açıklamalarını ve toplantı resmi olarak ertelendiğinde bulunmalıdır. Toplantıda konuk konuşmacılar varsa, isimlerini ve sunum konularını bu son paragrafa kaydedin. Toplantı tutanaklarını imzalayın ve başkanınızın da imzalamasını sağlayın. Kayıt sekreterinin imzası, bu belgenin gerçekliğinin yasal kanıtıdır, bu yüzden dosyalamadan veya başkalarına aktarmadan önce imzalamanız çok önemlidir.
