Konferans görüşmeleri, karar vermesi gereken farklı yerlerde bir grup insanla toplantı düzenlemek için kullanışlıdır. Bir avukat grubunun müşterisinin davası için bir strateji bulması ve karar vermesi gerekebilir veya bir bekarlığa veda partisi bir düğün duşu planlamaya çalışıyor olabilir. Bir konferans araması, bir grup insanın dakikalar içinde karar vermesine yardımcı olabilir, bu da e-postayla günlerce sürebilir ve şahsen yapmak imkansız olabilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Telefon
-
Toplantı planlama yazılımı
Konferans görüşmesine davet etmeniz gereken kişileri belirleyin. Ardından her bir kişinin katılımının önemine öncelik verin. Konferans aramanıza çağıran üç veya dört kişi varsa, davetli listesine öncelik vermek önemli olmayabilir. Ancak altı veya daha fazla kişiyi davet ediyorsanız, zamanlama çatışmaları olması daha olasıdır. Önemli karar vericilerin katılabileceğinden emin olun.
Zamanlama çakışmalarını tanımlamak için önemli katılımcılarla iletişim kurun. Bu insanların uzun süre şehir dışında olup olmayacağını ve ne zaman olacağını, bir uçakta arayacaklarını veya katılamayacaklarını ya da katılamayacaklarını öğrenin. Toplantı zamanınızı bu çatışmalar etrafında düzenleyin.
Tüm katılımcılara bir davetiye gönderin. E-posta, Evite veya başka bir davetiye yazılımı kullanın. Microsoft Outlook toplantıyı zamanlayabilir, davet gönderebilir ve davetlilerin kabul etmesine veya reddetmesine izin verebilir. Kimlerin katılabileceği ve kimlerin katılamayacağı hakkında genel bir fikir edinebilirsiniz. Davetliler kendileri için daha iyi çalışan zamanlar konusunda önerilerde bulunabilirler ve ayrıca toplantı isteğine yanıtlarında gündem maddelerini de gönderebilirler. Aldığınız geri bildirime göre davetiyenizi değiştirin.
Bir toplantı servisi kullanarak bir toplantı planlayın. FreeConference ve InstantConference gibi konferans aramalarına ev sahipliği yapmakta uzmanlaşmış birkaç şirket vardır. Şirketiniz sık sık konferans görüşmeleri planlıyorsa, şirketinizin belirli bir arama servisiyle sözleşmesi olup olmadığını öğrenin.
Sonuçlanan davetiyeyi tüm katılımcılara gönderin. Davetiyeyi, orijinal toplantı isteğini reddeden kişilere bile, daha sonra uygun olmaları durumunda gönderin. Çağrının tarih ve saati, katılımcıların kullanması gereken ülke kodu ve telefon numarası ve gerekli katılımcı kodları da dahil olmak üzere ilgili tüm bilgileri davetiyeye dahil ettiğinizden emin olun. Ayrıca, irtibat numaranızı da ekleyin; böylece katılımcılar, aramada sorun yaşıyorlarsa doğrudan sizinle iletişim kurabilir.
İpuçları
-
Daha önce bir konferans araması servisi kullanmadıysanız, aramaların netliğini ve kullanım kolaylığını sorun. Bazı ücretsiz servisler ve bazıları ücretlidir. Ücret tabanlı hizmetlerin fiyatlarını karşılaştırın ve şirketinizin gereksinimlerine en uygun hangisinin olduğuna karar verin.
