Bazı durumlar bir çalışanı veya müşteriyi "Hayır" olarak söylemekten daha rahatsız edicidir. İş adamları çoğu kez taleplere uymayı reddetmenin onlar ve iş hakkında kötü hisler doğurabileceğini ve gelecekteki satışları etkileyebileceğini düşünüyor. Daha da kötüsü, bir müşteri veya çalışan bir karara itiraz ettiğinde, kendinize bir kez değil iki kere söylemeniz gerekebilir. Bu noktada, yazar doğru yazım tonu ve ne kadar bilginin açığa çıkacağından endişe duyuyor, yazışmaların daha fazla soruşturmaya ve hatta yasal işlemlere yol açmasına izin veriyor.
Cevabınız için kullanmak üzere bir şirket antetli kağıdı alın. Bir temyize verilen yanıt, konuyla ilgili son sözü temsil eder ve resmi antetli kağıdın kullanılması, yetki izlenimini aktarmaya yardımcı olur.
Tarihi yazın, bir boşluğu atlayın ve alıcının tam adını ve adresini yazın.
Başka bir boşluğu atlayın, "Dear Mr./Ms.(insert name)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın. Özel sertliğin gerekli olduğunu düşünüyorsanız, "sevgili" atlayın ve alıcının adını yazın. Başka bir boşluk atla.
İlk paragrafta, itirazında bulunulup bulunmadığını hemen alıcıya söyleyin ve neden talebini aldığını kısaca açıklayın.
Eğer itirazda bulunmuyorsanız, alıcıya işinize gösterdiği ilgiden veya sıkı çalışmalarından dolayı teşekkür eder ve paragrafın sonunda ona kötü haberi verin. Kötü haberi paragrafın sonuna yerleştirmek, ilk önce darbeyi yumuşatma fırsatını verir, bu da alıcının iyi niyetini korumanıza yardımcı olur. Talebi kısaca reddetmenin gerekçesini açıklayın; Alıcının politikayı inceleyebileceği ve sizi tahmin edebileceği kadar fazla ayrıntı vermekten kaçının.
İkinci paragrafta ilave takip bilgileri sağlayın. Temyiz başvurusunu reddetmişseniz, kararınızın kesin olduğunu ve konunun kapalı olduğunu bildiriniz.
"Regards" veya "Saygılarımızla" yazın ve üç satır boşluğunu atlayın. Mektubu yazdırın ve adınızın üzerinde mavi veya siyah mürekkeple işaretleyin. Mektubun bir kopyasını kayıtlarınız için saklayın.
Cevabınızın kaydını tutmak ve alıcının mektubu aldığını ispatlamak için mektubu onaylı postayla gönderin. Mesele mahkemeye giderse bu kayıt önemli olabilir.
