Etkili bir denetim, bir şirketin usuli zayıflıklarını belirlemesini ve düzeltmesini sağlar. Etkili bir denetim raporu objektif olarak bulguları not eder ve iyileştirilmesi için önerilerde bulunur. Denetçi, test grubunun büyüklüğünü, test kriterlerini ve bulguları detaylandırır. Rapor edilen bulgular meşru olmalı ve kanıtları destekleyerek desteklenmelidir. Yönetim bir cevap hazırlamak için bulguları gözden geçirdiğinde, denetçinin hazırlık sırasındaki niyeti belgede açıkça görülmelidir. Bu, açık iletişime ve tüm prosedürel zayıflıkları gidermeye fırsat tanır.
Bir kapak sayfası oluşturun. Şirketin adını ve denetlediğiniz departmanı ekleyin. Denetimin gerçekleştiği ayı ve yılı yerleştirin - raporu gerçekten yazdığınız tarihi değil. Örneğin, denetimi 2011 yılı Nisan ayında tamamladıysanız ancak raporu Temmuz ayına kadar yayınlamıyorsanız, kapak bölümüne Nisan 2011 yazın.
Denetim raporunu incelenmekte olan bölüm başkanına hitap edin. Uygulanabilir alt katman yönetimini kopyalayın.
Denetime bir giriş yazın. Denetlenen bölümün işlevi, büyüklüğü ve hedefleri dahil olmak üzere arka planını verin.
Denetimin amaçlarını ana hatlarıyla belirtin. Hem genel olarak hem de özel olarak aradığınızı belirtin. Örneğin, genel hedefiniz etkili prosedürlerin ve kontrollerin yerinde olmasını sağlamaktır. Özellikle, kapsamlı politikalar, uygun onay seviyeleri ve doğru belgeler arıyor olabilirsiniz.
Rapordan çıkardığınız sonuçları detaylandırın. Özel bulgularınızı ayrıntılı olarak anlatın. Dokümantasyondaki eksiklikleri not ederseniz, belgenin tam ve eksik olan maddeye dikkat edin. Belirli bir prosedür etkisizse, neden işe yaramadığına dair kanıt sunarken unutmayın.
Belirtilen eksiklikleri gidermek için yönetimin gerçekleştirebileceği adımlar hakkında önerilerde bulunun.
Yönetime denetimdeki bulgulara cevap verme fırsatı verin. Yöneticinin yanıtını aldığınızda, bunu raporunuza dahil edin.
Denetimin tamamlanmasında size yardımcı olan tüm bölüm personelini onaylayın.
İletişim bilgilerinizi ekleyerek bitirin. Adınızı, unvanınızı, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin.
