İmzalamak veya imzalamamak? Meşgul yöneticiler bir not yazmak için yola çıktığında sık sık ortaya çıkan soru budur. Açıkça imza gerektiren iş mektuplarının aksine, notlar farklı bir konudur. Onları imzalayıp imzalamayacağınız, iş dünyasında yeni başlayan birçok genç yönetici için net değil. Aşağıdaki ipuçları, imzalayıp imzalamama konusunda biraz ışık tutacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Temel kelime işlem programı
-
Dilbilgisi rehberi veya stil kitabı, yani, AP Stil Kitabı
-
Topikal araştırma, yani finansal raporlar, muhasebe raporları, vb.
-
Sözlük, eş anlamlılar, elektronik tablo yazılımı (isteğe bağlı)
Yüzeyde benzer görünebilirler, ancak bir not ve bir mektup arasında birçok fark vardır. Şirket antetli kâğıdına yazılan mektuplar harici belgelerdir. Müşteriler, tedarikçiler ve endüstri düzenleyicileri gibi daha küçük dış kitlelere gitme eğilimindedirler. Bu, imzayı gerekli bir unsur haline getirir. Ancak notlar içseldir ve genellikle yalnızca bir şirketin çalışanları tarafından görülür. Uygulamada, notlar bir imza içermez. Ancak, bazen yöneticiler baş harflerini başlığının adının yanına koyma konusunda akıllıca olurlar. Gerçek numara, ne zaman ve ne zaman yapılacağını bilmek.
Bir notun amacı, imzalayıp imzalamamayı dikte etmenize yardımcı olacaktır. E-postadan sonra, notlar, basit duyurular veya politikadaki değişikliklerle ilgili önemli bilgiler olsun, yöneticilerle çalışanlarla bilgi paylaşmak için kullanılan birincil araçtır. Bazı notlar doğada diğerlerinden daha hassas olma eğilimindedir.
Bilgi ne kadar hassas? Rutin notlar - tartışmalı olmayan konularla ilgilenenler - yöneticiler tarafından gönderilen notların büyük bölümünü oluşturur. Bu not türleri nadiren takip edilmesini gerektirir ve yüz değerinde alınma eğilimindedir. Kurumsal küçültme önlemleri, azaltılmış sağlık yararları vb. Gibi diğer konular çalışanların duymasını zorlaştırabilir. Sonuç olarak, geçerliliği zorlanabilir. Konu hassas olduğunda not yazarı, içeriğe geçerlilik eklemek için notu başlatabilir. Ancak o zaman bile, baş harflere gerek yoktur.
Notu kaç kişi alacak? Yine, notlar bazen yüzlerce kişiye gider ve bunları başlatmak zaman alıcı bir iş olabilir. İş dünyasında zaman paradır. İlk harfleri eklemek bile büyük bir girişim olabilir. Bir not başlatıp başlatmamaya karar verirken, bu göreve hangi değerin eklendiğini sorun? Eğer değilse, atlayın.
İpuçları
-
İmza blokları, okuyuculara bir mektubun sonuna ulaştığını gösterir. Ancak notlarda, “kapanış” veya “son olarak” gibi sonucu vurgulayan geçiş ifadeleri kullanarak sonun telgrafı yapılır.
Uyarı
Unutmayın, imza ya da imzasız bir not ya da mektup yazarsanız, yasal olarak bağlayıcı bir belge olabilir. Asla aceleyle herhangi bir yazışmadan vazgeçmeyin. Kendinizi ve şirketinizi sıcak suya sokabilirsiniz.
