Bir kurula resmi bir mektup yazmak - okul yönetimi ya da uluslararası bir şirket olabilir - ilk bakışta göz korkutucu bir görev gibi görünebilir. Bununla birlikte, küçük ve yönetilebilir adımlara bölünmesi, başlangıçta beklediğinizden çok daha kolay bir işlem yapar. Bir kurulun resmi bir mektubu, bir iş mektubunun tüm kurallarına uyar. Mektubunuzu kısa tutmak ve konuya dikkat etmek önemlidir. Resmi bir mektup bir sayfadan daha uzun olmamalıdır, bu yüzden eğer mektubunuz bu sayıyı aşarsa, temel gerçekleri bulana kadar düzenlemeye devam edin.
Kurula mektubunuza ekleyeceğiniz şeylerin bir listesini not alın. Örneğin, bir sınıf gezisi için para talep etmek üzere kurula yazı yazıyorsanız, hangi öğrencilerin yer alacağını ve nerede ve ne zaman gerçekleşeceğini belirtin.
Resmi bir mektubun formatı şöyledir: iade adresi, tarih, adres içinde, selamlama, mektubun gövdesi ve kapanış. Bir inç kenar boşlukları sayfanın dört tarafında da bırakılmalıdır.
Blok biçimini kullanın ve sayfanın sol tarafındaki tüm metni başlatın. Girintili olmak yerine, mektubun her bir bölümü arasında birer boş satır bırakın.
Mümkünse antetli kağıda yazın. Bununla birlikte, antetli kağıdınız yoksa, adresinizi sol üst köşeye yazın. Boş bir satır girin ve tarihi girin.
Kartın iç adresini, zarfta görünen adresi girin, çünkü iş mektupları dost olanlardan ayrılır. Dahili bir adres olmadan, mektubun kimin için amaçlandığı konusunda insanlar kafa karıştırılabilir.
Selamlama yazın. Bu durumda “Sayın Başkan Jones ve Dünya El Sanatları Kurulu Üyeleri” olacaktır. Bir başka olasılık da “Dünya Zanaat Kurulu Üyesi”
Doğrudan konuya gir. İnsanlara keyifli bir gün geçirmek ya da sağlıklarını sormakla uğraşma. "Tahtaya yazıyorum" demek istediğin iş anlamına geliyor.
Yönetim kuruluna yazdığınız mektubunuzda resmi bir iş sesi duyun. Kişisel sorunlardan uzak durun ve gerçeklere bağlı kalın.
Paragraflarınızı ve cümlelerinizi kısa tutun ve mektubunuzdaki fikirleri kurula dönüştürürken yeni bir paragraf başlatmayı unutmayın. Küçük cümlelerin ne zaman yapacağı konusunda ciddi cümleler kurmayın ve büyük bir kelime kullanmayın.
Tahtaya yazdığınız mektubu “Saygılarımızla” kapatın ve ardından virgül geldiğini unutmayın. Kabul edilebilir bir başka resmi kapanış “Saygılarımla”.
İmzanız için üç veya dört satır bırakın, sonra adınızı yazın. Eğer mektubu bir başkasına kopyalıyorsanız “Cc” ekleyiniz ve isimlerini listeleyiniz.
Tahtaya yazdığınız mektubun 24 saat oturmasına izin verin ve sonra dilbilgisi veya yazım hatalarını düzeltin. Mektubunuzu yüksek sesle okuyun ve resmi tonu ve içeriği için değerlendirin. Buna göre düzenleyin.
