İşinizi kabul ettiğinizde, insan kaynakları departmanı ya da amiriniz programınızı tartıştı ve sizin teklif ettikleri saatleri kabul ettiniz. Programı kabul ettiğinizde, koşullarınızın değişeceğini veya kabul ettiğiniz zamanda çalışamayacağınızı bilmenin hiçbir yolu yoktu. Sürekli olarak geciktiyseniz veya kişisel durumunuz daha sonra çalışmayı bildirmenizi gerektiriyorsa, amirinizden daha sonra bir başlangıç zamanı için yazılı olarak istemeniz iyi bir fikirdir. Yazılı bir talepte bulunmak, talebinizin reddedilmesi durumunda ya da zamanlamanızın değişmesi durumunda ve bunun kanıtına ihtiyacınız olursa, talebinizin resmi bir kaydını oluşturur.
Geç İzin Mektupları İçin Resmi Mektup Formatını Kullanınız
Bu resmi bir istek olduğundan, yazılı isteğinizi doğru iş mektubu biçiminde oluşturun. Ticari yazışmalar tipik olarak blok şeklindedir; bu, paragrafların sol kenar boşluğu ile aynı hizada olduğu anlamına gelir; paragraf girintisi yapma. Mektubunuzun tarihi, muhatap adı ve adresi, konu satırı, beden ve kapanış selamlaması da sol kenar boşluğu ile aynı hizada. Konu satırınız, Sosyal Güvenlik numaranızdan farklıysa, adınızı, görev numaranızı ve çalışan numaranızı içermelidir - güvenlik nedeniyle, Sosyal Güvenlik'inizi bilmesi gerekmeyen birinin masasına gelecek bir mektuba dahil etmeyin. Ayrıca, mektubunuz için Times New Roman veya Calibri gibi bir yazı tipi için beyaz veya beyaz olmayan kağıt kullanın ve amirinize ve insan kaynakları departmanına kopyalarını vermeden önce isminizi mürekkeple imzalayın.
Eğer ofisiniz büyük ölçüde kağıtsız ve e-posta yoluyla iletişim kuruyorsa, bunun yerine çalışma e-postasına geç gelebilirsiniz. Dilinizi resmi tutun veya isteğinizi bir harf olarak hazırlayın ve bunun yerine bir e-postaya ekleyin.
İsteğinizi Doğrudan Belirtin
Asıl isteğinize ulaşmadan önce tüm mektubu taraması gereken okuyucu yerine, isteğinizi mektubunuzun ilk paragrafında belirtin. Örneğin, “Satın Alma Departmanında giriş seviyesi bir ajan olarak çalışmaya başladım, 14 Haziran 2013'te ve 14 Haziran 2018'de kıdemli satın alma acentasına terfi ettirildiniz. pazartesiden cumaya 5: 00'a kadar. Bu mektubun amacı, programlarımın değiştirilmesini talep etmektir.
Geç kalma
İsteğinizi olumlu bir tonda yayınlayın ve "geç" kelimesini kullanmaktan kaçının. Kalıcı bir program değişikliği talep ediyorsanız, her gün geç kalmama izni değil farklı saatler için soruyorsunuz. Ve amirinizden çalışma saatlerinizi işe geç kaldığınız süre kadar azaltmasını istemiyorsunuz. İsteğiniz sınırlı bir süre için ise, "Bu mektubun amacı, 1 Nisan - 30 Nisan arası yıl ekle, saatlerimin sabah 9 ile akşam 6 arasında olmasını sağlayacak şekilde, bir zamanlama değişikliği istemek olduğunu belirtir.
Dürüst Bir Sebep Verin
İşvereninize karşı dürüst olmak da iyi bir uygulama olsa da, bir saat sonra gelmeyi talep ediyorsanız, çünkü siz sabah insanı değilsiniz ve tam zamanında zamanında yapamıyorsanız, isteğiniz için makul bir temel. Ancak sebebiniz, işe girmek için fazla zamanınız varsa, daha iyi hizmet edebilecek kişisel veya aile yükümlülükleriniz varsa, bunu belirtin. Kişisel olmana gerek yok; örneğin, çocuğunuzu günlük bakımdan almak veya eşinizle seyahat etmek, istek için makul bir temel gibi görünmektedir. Bununla birlikte, süpervizörünüzle veya yöneticinizle olan ilişkinizin ne olduğuna ve zamanlama değişikliği istemenin nedenini bilmek isteyip istemediklerine dayanarak hakim olursunuz.
İşverenin Değerine Değer Verin
İsteğiniz sürekli bir şekilde geç kaldığınızdan ve tipik zamanlamanızdan bir saat sonra gelmenizin zamanında çalışmanıza yardımcı olacağına inanıyorsanız, zamanında çalışmaya başlamanızdaki zorluklarınız konusunda samimi olun. Farklı bir programınız olsaydı, katılımınızın önemli ölçüde iyileşebileceğini önerin. Bu, iş performansınızın bir yönünü ele almanın bir yoludur ve mektubunuzda, katılımın sorunlu alanını ele alarak performansınızı iyileştirme konusunda proaktif olmaya çalıştığınızdan söz edebilirsiniz. Örneğin, "Yeni çalışma saatlerinin işletme üzerinde şu olumlu etkileri olacağını düşünüyorum" cümlesine başlayabilirsiniz.
Güvence sağlamak
Yöneticinize, zamanlama değişikliğinizin departmanın faaliyetlerini veya iş yükünü idare etme kabiliyetinizi olumsuz yönde etkilemeyeceğinden emin olma gereğini hissedebilirsiniz. Belki aldığınız müşteri aramalarını izlediniz ve neredeyse tüm müşterilerinizin sabah 9'dan sonra aradığını fark ettiniz, daha sonra mektubunuza müşteri aramalarındaki zirveleri izlediğinizi ve zamanlama değişikliğinin organizasyona fayda sağlayabileceğini ekleyebilirsiniz. Mektubunuzda, atanmış tüm görevlerinizi yerine getirirken hiçbir zorluk beklemeyeceğinizi de belirtebilirsiniz, bu da bunu düşündüğünüze dair daha fazla güvence verir ve zamanlama değişikliğinin sorunlara yol açmayacağından emin olabilirsiniz.
Takip et
Mektubunuzun ofise geç gelmesinin son paragrafı isteğinizi yerine getirmelidir ve zamanlama değişikliği kalıcı ise, değişikliğin yürürlüğe girmesini istediğiniz tarihi önerin. Program değişikliğini uygulamak için tamamlamanız gereken ek evrak olup olmadığını sorun. Bu, en azından evrak işleriyle ilgili olarak size bir cevap vermesi için İK departmanına ya da amirinize bildirir. Ayrıca, bu şekilde yazıldığında, isteğinizin onaylanacağından emin olmadığınızı ima eden bir harften daha olumlu geliyor. İK departmanına ve amirine değerlendirmelerinden dolayı teşekkür eder ve onay almak için ne zaman takip edeceğinizi size bildirir.
