E-postalar ve diğer elektronik iletişim araçları kağıt mektupları bilincin kenarlarına itmiş olabilir, ancak mektup yazma sanatının öldüğünü söylemek yanıltıcı olacaktır. Aksine, işletmeler bilgi göndermek, müşterilere önemli şartları iletmek ve alıcının ellerine somut bir şey koymak için her gün mektup kullanırlar. Yarı resmi bir mektup, alıcıyı tanıdığınızda uygundur, ancak arkadaş olarak değil.
Yarı Formal Doğru Format mı?
Bir iş mektubu hazırlarken daima alıcıyı düşünün. Alıcıyı tanıdığınızda veya kendisiyle düzenli olarak iletişim kurduğunuzda, örneğin defter tutma işleminize veya büyük tedarikçinizin ofis müdürüne bakmakta olan muhasebeciye, yarı resmi bir mektup uygundur. Kişiyi hiç tanımıyorsanız, resmi bir yazı stili seçin. Yarı resmi harfler, resmi olmayan harflerden daha kibardır. Bunları bir devlet düzenleyicisine yazabileceğiniz resmi yazı tipi ile bir arkadaşınıza yazabileceğiniz rahat yazı tipi arasındaki bir geçiş olarak düşünün.
Standart İşletme Mektubu Formatına Uyun
Yarı resmi harfler, standart işletme mektubu biçimini takip eder; Nötr bir ton oluşturmak için yalnızca değiştireceğiniz dildir. İş antetli kağıdınızla yazdırılan kırtasiye malzemesini seçin ve alıcının adını ve iş adresini sayfanın sol üst tarafına yazın. Dolayısıyla, bir tedarikçi şirketin CEO'suna yazıyorsanız, iç adres şöyle olacaktır:
Bayan Catherine Torrance, CEO
Acme Şirketi
123 Acme Caddesi
Bartlesville, Oklahoma 74003
Ardından, tarihi ay-gün-yıl biçiminde yazın. İş yazımında ayı kelimesi olarak yazmak geleneksel bir şeydir: "28 Mart 2018"
Bir Selamlama Seçin
Bir soygundan sonra alıcının soyadını kullanın - "Sayın Bay / Bayan / Bayan / Bayan. Soyisim:" Birden fazla adres için, tüm alıcıların adlarını listeleyin - "Sayın Bayan Tomaker, Bay Bennett ve Dr. Toulson-Smith: "İlk adı yazma; kaba olarak kabul edilir. Alıcının adını bilmiyorsanız, keşfetmek için çevrimiçi araştırma yapın. "Sayın Satış Direktörü:" gibi genel bir selamlama kullanın, yalnızca son çare olarak. Bu senaryoda, "Sevgili Efendim" veya "Sevgili Bayan" mektubunuza hitap etmeniz ve resmi bir ton kullanmanız tercih edilir.
Açıklık için Vücut Yapısı
Mektubunuzun gövdesi kibar ve nötr bir tonda olmalıdır. Resmi kelimeleri yerine günlük kelimeleri kullanın; örneğin, "ayrıca" yerine "ayrıca" ve "ancak" yerine "yerine" kullanın. "Ben", "yapmadı" ve "olmaz" gibi kasılmalar, şirketinizin ev tarzına uyduğu sürece yarı resmi bir mektupta tamamdır. Yazma nedeninizi açıklayın ve kalan puanlarınızı paragraf başına bir fikir olmak üzere iki ila dört paragraf üzerinde mantıklı bir şekilde yazıp açın. Alıcının zamanına saygı gösterin ve mektubu olabildiğince kısa ve noktaya tutun.
Ücretsiz Bir Kapatın
Yarı resmi bir mektubu yuvarlamak için çeşitli seçenekleriniz vardır, bu nedenle aşağıdaki listeden kibar ama samimi bir kapanış seçin:
- Saygılarımızla,
- Saygılarımla,
- Saygılarımla,
- İçtenlikle,
- Saygılarımla,
- En iyi dileklerimle,
Adınızı ve unvanınızı yazarak bitirin, sonra mektubu yazdırın ve adınızı, kapanış ile yazdığınız adın arasındaki boşlukta imzalayın.
Yarı Resmi Bir Mektup Örneği
Hepsini bir araya koyarak, kısa bir yarı resmi mektup örneği:
Sevgili Bayan Mears:
Gelecek 2019 Endüstri Satış Konferansı'nda sizi konuk konuşmacı ve atölye kolaylaştırıcısı olmaya resmen davet etmek için yazıyorum.
Bu konferansın konusu "Satışlar: Teknoloji Dalgası Sürmek." 3 - 5 Ekim 2019 tarihleri arasında New Orleans'daki Ernest N. Morial Kongre Merkezi'nde yapılacak.
Bilginize, Akıllı Satış Katerina Houlden açılış konuşmacısı olacak. Sunumunun teması “Mastering Sales Big Data” dır. Konferans portalımıza www.indsalescon.net adresinden giriş yaparsanız, mevcut taslak programı ve konuşmaların ve atölye çalışmalarının geçici olarak kapsayacağı belirli temaları görebilirsiniz.
4.000 delege ve 80 konuşmacı alanında, katılımın bu yıl en yüksek seviyede olmasını bekliyoruz. Bu prestijli etkinliğe katkıda bulunacak olursanız memnun olurum ve onur duyarım.
Nazikçe 30 Mayıs'a kadar cevap verebilirseniz sevinirim. Oradan, size ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü bilgiyi sağlayabilirim.
En iyi dileklerimle,
Jane Doe
