Birçok şirket, çalışanlara ofis malzemeleri, işle ilgili yemekler ve seyahat masrafları dahil olmak üzere çeşitli satın alımlar için kredi kartı verir. Ancak, çalışanlar zaman zaman şirketin kredi kartını kötüye kullanabilir, bunun yerine işle ilgili yanlış gider türleriyle kaydırır veya nakit avans, kişisel seyahat, evle ilgili giderler ve daha fazlası dahil olmak üzere kişisel kullanım için daha da kötüleşir. Bir çalışanın şirket kredisini uygunsuz bir şekilde kullandığını öğrendikten sonra, hızlı bir şekilde hareket ederek diğer çalışanların davayı izlememesi veya kötüye kullanılması devam eder.
Hangi masrafların uygun olmadığını veya şirket ile ilişkili olmadığını belirlemek için şirket kredi kayıtlarına bakın. Bunları vurgulayın ve hem finans departmanı hem de gerekirse çalışanın personel dosyası için kopyalarını alın. Bu size sadece kartın ne kadar kötüye kullanıldığı hakkında bir fikir vermekle kalmaz, aynı zamanda çalışanlarla konuşurken size bir referans noktası sunar.
Çalışanla konuşmadan önce insan kaynakları ile görüşün. Muhtemel, ücretleri çalışanlara sorduğunuzda, odada sizinle birlikte olmaları gerekecektir. Ayrıca, çalışanın kartı kişisel kullanım için kötüye kullandığını kabul etmesi durumunda, özellikle şirket kurallarına aykırı olduğunu bilmesi durumunda nasıl işlem yapabileceğini size söyleyebilirler.
Çalışan ile bir toplantı planlayın. Kartı aldığında şirket kurallarının bir kopyasını alıp almadığını sorun. Bu size şirketin kredi kullanımına ilişkin politikaların farkında olup olmadığını söyler. Masrafların kasıtlı olup olmadığını, masraflardan bile sorumlu olup olmadığını veya bu durumun yanlış satın alma türleri için yanlış kartı kullanma durumunun olup olmadığını açıklamak ve bulmak için ona bir şans verin. Eylem kötü niyetli ve kasıtlıysa, disiplin cezası almanız gerekebilir. Disiplinin ciddiyeti, toplam kaydının yanı sıra tahsil edilen miktara, kararsızlığını kabul etme istekliliğine ve gösterdiği pişmanlık seviyesine bağlı olmalıdır. Suçlama suçlamaları gibi, konuyu daha da ileri götürmeniz gerektiğinde konuşmayı izninizle kaydedin.
Ne tür bir harekete geçtiğini kötüye kullanma seviyesine uygun olarak başlat. Sadece istemeden yanlış kullanım sorunuysa, kart kullanımıyla ilgili yönergeleri tekrarlayın ve çalışanlara bir şans daha verin. Masraflar uygunsa, en iyi kararı vermek ve çalışanın geçmişini ve masrafların niteliğini göz önünde bulundurmak için şirket yönergelerinizi kullanın.Eğer suçlamalar binlerce kişiye çıkarsa, çoğu eyalette büyük hırsızlık olarak kabul edilir ve yerel polis departmanınızla bağlantı kurmaktan ve çalışanlara karşı suçlama yapmaktan başka bir seçeneğiniz olmayabilir.
Kredi kartı kullanımına ilişkin daha katı kurallar uygulayın. Inside Indiana Business web sitesine göre, her ay masrafları kontrol edin ve şüpheli görünenleri işaretleyin. Çalışanların, belirli bir miktar para üzerinden herhangi bir ücret ödemeden önce sormalarını isteme kuralını koyun. Çalışanlara verdiğiniz kartların sayısını sınırlayın, yalnızca şirketin bir şirket kredi hesabını sürdürmesi için düzenli olarak sarf malzemeleri satın alması gerekenlere izin verin.
