Büyük veya küçük birçok işletme, çalışanların küçük satın alma işlemlerini tamamlamaları veya işletme ile ilgili diğer masrafları ödemeleri için şirket tarafından verilen kredi kartlarını kullanır. Kötüye kullanım olasılığını azaltmak için, kart kullanımına ilişkin iyi tanımlanmış politikalar çalışanlara ve denetçilerine iletilmelidir. Bu politikalar uygun kullanım, güvenlik, sınırlamalar ve inceleme prosedürleri gibi konuları ele almalıdır.
Kart Sahibinin Sorumlulukları
Kredi kartı almak için seçilen çalışanlar, kartla ilgili bilgilerin gizliliğinin yanı sıra, kartın güvenliğinden de sorumlu tutulmalıdır. Bu sorumluluk, kartı güvenli bir yerde tutmayı, kart kişisel kimlik numarasını korumayı ve sahte faaliyetlerle ilgili ifadeleri gözden geçirmeyi içermelidir. Şirket kredi kartları kesinlikle kart sahibi dışındaki kişiler tarafından kullanılmamalıdır. Kaybolan veya çalınan kartlar, kartı veren firmaya ve şirkete en kısa sürede bildirilmelidir.
Harcama Sınırları
Şirket kredi kartlarında çalışanın beklenen ihtiyaçlarına uygun harcama limitleri bulunmalıdır. Bu sınırlar çalışanlara, verildiği sırada bildirilmeli ve kesinlikle gözetilmelidir. Çalışanlar, kullanımın bu sınırı geçmemesini sağlamalı veya sınır aşan cezalar veya ücretler gerektirmelidir. Şirket kredi kartları asla nakit avans olarak kullanılmamalıdır.
Kullanım Raporlama
Çalışanlar belirlenen denetleyiciye düzenli kullanım raporlarından sorumlu tutulmalıdır.Bu raporlar, bireysel ücretlerin, orijinal makbuzların ve uygun şirket muhasebe kodlarının ayrıntılı bir açıklamasını içermelidir. Bu bilgiler geçerli aylık tabloya eklenmeli ve geç ödeme ücretlerinden kaçınmak için yeterli zaman verilmelidir.
Kişisel kullanım
Bir çalışanın tazminat paketinin bir parçası olarak dahil edilmediği sürece, şirket kredi kartının kişisel kullanımına izin verilmemelidir. Kişisel kullanım, doğrudan işletme ile ilgili olmayan veya giderlerle ilgili olmayan herhangi bir ücret olarak tanımlanmalıdır. Acil bir durumda kişisel kullanım, ek açıklama ve şirkete derhal geri ödeme gerektirmelidir.
Kullanım İnceleme
Çalışan kredi kartı kullanımının gözden geçirilmesi düzenli olarak yapılmalıdır. Bu gözden geçirme hem çalışanın amirinin şefi hem de işletme muhasebe bölümünün bir üyesi tarafından yapılmalıdır. Çalışanın iş sorumluluklarına uygun ve uygun kullanımı belirlemek için çalışanın sorumlusu sorumlu tutulmalıdır. Muhasebe departmanı, ödemelerin ve kredilerin doğru işlendiğinden ve kullanım sınırlarının aşılmadığından emin olmalıdır.
