Başarılı resepsiyonistler, şirketlerini misafirlere, ziyaretçilere ve potansiyel çalışanlara olumlu bir ilk izlenim verirken, birden fazla görevi zarif bir şekilde yönetebilirler. Küçük bir profesyonel hizmetler firmasında ya da çok uluslu büyük bir şirkette çalışıyor olsanız da, uygun organizasyon becerileri etkin bir resepsiyon masası tutmanın anahtarı olabilir. En iyi resepsiyonist organizasyon fikirleri rutin işleri basitleştirir ve misafirperverliği daha etkili kılar.
Hızlı Referans Kılavuzları
Sık aranan numaralar, ofis numaraları ve telefon uzantısı listeleri gibi rutin bilgiler için hızlı referans kılavuzları oluşturun. Kolayca kullanmaları ve hızlıca referans almaları için bu kılavuzları lamine edin. Etkin kullanımda değilken bu kılavuzları düzenli bir dosyaya yerleştirin. İstek üzerine sağlamak için bu kılavuzların ek kopyalarını almayı düşünün. Bu kılavuzlar sizi daha verimli hale getirecek ve aramaları aktarmak gibi rutin işleri hızlandırabilir.
Anahtar Randevular
Randevu saatine göre, beklenen ziyaretçilerin listesini yap. Girişte kişinin adını ve kime bildirmeniz gerektiğini belirtin. Bu liste, hoş geldiniz ifadelerinizi ziyaretçilerinize göre özelleştirmenizi sağlar. Örneğin, bir misafir geldiğinde "Hoş geldiniz Bay Smith. Bayan Epps toplantınız için heyecanlı." Diyebilirsiniz. Bu tür bir selamlama, konuğun daha iyi karşılanmasını sağlar ve toplantı sonuçlarının iyileştirilmesine yardımcı olabilir. Bu özelleştirilmiş karşılama, çalışan görüşmeleri için özellikle yararlıdır. Potansiyel bir çalışan memnuniyetle karşılanırsa, görüşmesi için daha rahat olacak ve şirket için çalışmak konusunda daha olumlu bir görüşe sahip olacaktır.
Dönme Zamanını Kır
Molalarda veya hastalıklı günlerde görevlerinizi yerine getirmek için uygun desteğinizin olduğundan emin olun. Sizin için doldurulan herkese verilebilecek temel görev ve işlevleri anlatan "hileli sayfalar" oluşturun. Şirketinizdeki farklı bölümler arasında kapsam görevlerini döndüren resmi bir program oluşturmayı düşünün. Bu rotasyon sistemi size işin birçok bölümü ile daha fazla temas kuracak ve bu da gelecekte soruları yönlendirmenizi kolaylaştıracaktır.
Şirket Defterleri
Olumlu haberleri ve şirket faaliyetlerini vurgulayan bir şirket defteri oluşturun. Arıza süresi olduğunda bu kitapları hazırlayın ve ziyaretçilerin incelemesi için bekleme alanınıza yerleştirin. Bu kitaplar, ziyaretçilerin randevularını beklerken zaman geçirmeleri için yapıcı bir yol sağlayacak ve aynı zamanda şirketinizle daha yakından tanışmalarına yardımcı olabilir. Misafirlerinizi meşgul ederek, organizasyon verimliliğinizi artıran diğer ödev ve telefon görüşmelerine dikkatinizi verebileceksiniz.
İkramlar
Serinletici içecekleri resepsiyondan kolayca erişebileceğiniz bir yerde tutun. Soğuk içecekleri masanızın altında veya bekleme alanında saklamak için küçük bir buzdolabı takın. Şeker ve krema gibi standart kahve ürünlerinin yanı sıra ulaşabileceğiniz bir fincan kahve makinesini hazırlayın. Resepsiyon tezgahınıza bir fırın tepsisi tepsisi veya bir kase sert şeker yerleştirin. Bu serinletici içecekleri yakınlaştırarak, resepsiyon alanından ayrılmanıza gerek kalmadan şirketinizin misafirine sıcak karşılama sağlayabilirsiniz.
