Resepsiyonistler genellikle bir ofise girerken ilk gördüğünüz kişilerdir; bu, çalıştığı şirketleri ve ofisdeki diğer profesyonelleri önemli bir temsilci kılar. İş görgü kurallarına uymak, bir resepsiyonistin işinin büyük bir kısmıdır, ancak iyi davranan şeylerin çeşitliliği ve değişen görüşleri, bir resepsiyonistin veya amirin uygun davranışı belirlemesini zorlaştırır.
önem
Bir resepsiyonistin arayanlara ve ziyaretçilere ilk izlenimini veren kişi olarak önemini abartmak zor. Görgü kurallarına sahip bir resepsiyonist toplantıdan önce negatif bir ton verir ve potansiyel müşterilere güven veremez. Öte yandan, iş görgü kurallarını gözlemleyen bir resepsiyonist, güçlü bir profesyonellik ve verimlilik duygusu verir. Bu sadece şirketin imajını yabancılar için arttırmakla kalmıyor, aynı zamanda diğer çalışanların ofisleri çalışmak için profesyonel bir yermiş gibi hissetmelerini sağlıyor.
Türleri
Resepsiyonistler işverenlerini çeşitli şekillerde temsil eder. Telefon görüşmeleri ve karşılama ziyaretçilerini cevaplamak, resepsiyonistlerin en yaygın görevlerinden ikisidir ve her ikisi de uygun görgü kuralları gerektirmektedir. Şirket politikası, resepsiyon görevlilerinin arama alırken ve farklı müşteri türleriyle iletişim kurarken önceden belirlenmiş bir telefon komut dosyası kullanmasını gerektirebilir. Diğer durumlarda, resepsiyonistlerin, her etkileşimi farklı olsa da, uygun bir formalite ve profesyonellik düzeyiyle ele almada kendi takdirlerini kullanmalarına izin verilmektedir. Ofiste çalışan kişiler bazen resepsiyon görevlisine ne zaman ve nasıl iletişim kurabilecekleri gibi bir resepsiyon görevlisine ek kurallar getirir.
Eğitim
Bazı ofislerde resepsiyonistlerin lise veya üniversite diplomasına sahip olmaları gerekirken, resepsiyonistin görgü kuralları eğitimi iş başında gerçekleşir. Resepsiyonistler, veri giriş işi veya ofis asistanı gibi etkileşim gerektirmeyen bir pozisyonda bir ofiste çalışmaya başlayabilir. Şirket politikalarına ve resepsiyonistlerin nasıl davrandığına dikkat edilmesi, yeni çalışanlara ilk kez resepsiyonist pozisyonu kazandırabilir; bu, diğer resepsiyonist işlerinin takibinde faydalı olabilecek deneyim yaratabilir.
hususlar
Her endüstri ve ofis, resepsiyon görevlilerinin görgü kuralları için kendi kurallarına sahiptir. Bazı ofisler resmi bir kıyafet ve konuşma şekli gerektirir. Diğerleri, müşterilerin kendilerini rahat ve hoş hissetmelerini sağlamak için daha rahat bir görgü kuralları oluşturur. Yeni bir resepsiyonist ve denetçiler arasındaki iletişim, herkesin ne beklendiğini bilmesi için önemlidir. Bir resepsiyonist olarak, belirli bir durum için görgü kurallarından emin değilseniz, kibarca mazeret edin ve bir amir veya kıdemli resepsiyon görevlisine nasıl cevap vermeniz gerektiğini sorun.
İpuçları
Her ofis farklı olsa da, resepsiyonistler aynı ipuçlarından bazılarından faydalanabilirler. Çoklu görev yapmak, iyi iş performansı için çok önemlidir, ancak birisi ofise girdiğinde, ona tüm dikkatinizi vermeniz önemlidir. Bu, çağrıları beklemeye almak veya hızlı bir şekilde tamamlamak, kağıtları ayarlamak ve doğrudan göz teması kurmak anlamına gelir. Bir resepsiyonistin çalışma alanı, daha profesyonel bir tavır sergilemek için karışıklıktan uzak olmalı ve ayrıca bilgi bulma ve birine form doldurması için kalem önerme gibi basit işleri tamamlamayı kolaylaştıracaktır. Son olarak, birisini bir ofise götürürken, resepsiyon görevlisinin varlığına izin verildiğinden emin olmak için her zaman önderlik etmesi ve onu nereye gideceğini bilmemenin utancından kurtarması gerekir.
