Pek çok şirket resepsiyon görevlilerine tonlarını ayarlamak için güveniyorlar, ancak en az zaman harcıyorlar ve bunun yerine "profesyonel" personele odaklanıyorlar.
Belli bir kişi, müşterileri karşılamak, karşılamak ve telefonlara cevap vermek içindir. Asla biri hakkında söylenecek kötü bir şeyi olmayan çalışan, arkadaş canlısı ve iyimserdir ve insanları memnun etmeyi sever, bu pozisyon için en uygun seçimdir.
İyi bir resepsiyonist, telefona benzersiz bir yetenekle cevap verecektir; Telefonun yüzünde bir gülümsemeyle yanıtlanması ve diğer taraftaki kişinin söylediklerine gerçekten ilgi gösterilmesi gerekir. Sıklıkla, ofisler sesli posta sistemlerine güveniyor. Bu, hattın diğer ucunda mutlu, arkadaş canlısı ve canlı bir sese kapılmanın kesin bir yoludur.
Müşterilerinizi etkilemek ve ofis alanında gurur duymak için giyinecek bir resepsiyon görevlisine ihtiyacınız var.
İyi bir resepsiyonistin çalışanlara tampon olması önemlidir. Personelden biri son derece meşgulse, resepsiyonist bunu bilmelidir. Bilgilendirilmiş bir resepsiyonist, çalışanların meşru randevuları reddetmeden gereksiz son dakika indirimlerinden kaçınmasına yardımcı olabilir.
Bir resepsiyonist için tartışmalı olmadığı sürece müşterilerle bir tartışma başlatması uygundur. Müşterinizin, resepsiyonistin felsefesinin bir bütün olarak şirketi yansıtması olduğunu varsaymasını istemezsiniz. Genel sorular ve küçük konuşma konuları iyi.
Resepsiyonist pazarlama ekibinizin bir uzantısı olmalıdır. Önemli tarihleri takip etmek, müşterinizin bilmesini istediğiniz bilgileri vermek, ancak müşterinizi özel hissettirecek şekilde vermek bir hediyedir ve iyi bir resepsiyonist buna sahip olacaktır.
Resepsiyonist, şirket broşürlerinin sehpa üzerinde olduğundan emin olmalı ve cezveyi dolu ve taze tutmalı, şekerleme haznesi dolu ve istemciler resepsiyon alanı içinde sorunsuzca hareket etmelidir.
Ortak bir takvim oluşturmadıysanız, resepsiyon görevlisinin planlanan randevuları görüntülemesini sağlayabilirsiniz, bunun gerçekleşmesi iyi bir fikirdir. Ağa bağlıysanız bunu kolayca yapabilirsiniz; sadece resepsiyonistin ağınızdakiler E-posta sisteminiz buna izin vermiyorsa, İnternet'te bir takvim ayarlayabilir ve herkesten resepsiyon görevlisinin sitede bilmesi gereken randevular göndermesini isteyebilirsiniz.
