Birçok kişi bir resepsiyonist ve sekreterin aynı işe sahip olduğunu, aynı sorumlulukların ve iki iş unvanının birbirinin yerine geçebileceğini düşünüyor. İnsanların bu varsayımı tutmasının nedeni, hem sekreterlerin hem de resepsiyonistlerin genellikle telefonlara cevap vermeleri ve büro görevlerini yerine getirmeleridir. İki iş tamamen farklı çünkü bir sekreter ve bir resepsiyonist farklı rollere ve gereksinimlere sahipler.
Sekreter
Bir sekreterin görevleri, sekreterin türüne ve kuruluşun büyüklüğüne göre değişir. Ticari trendler teknolojik gelişmelerle birlikte değişti. Geçmişte, her yöneticinin kendi sekreteri vardı. E-posta ve otomatik sesli posta nedeniyle, bir sekreter çeşitli yöneticiler için çalışabilir. Küçük bir şirkette, tüm yöneticiler için bir sekreter olabilir. Tüm postaları yönetiyor, randevuları planlıyor, sarf malzemeleri sipariş ediyor ve telefona cevap veriyor. Sekretere yalnızca bir veya iki yönetici için çalışıyorsa, genellikle yöneticininkine benzer ek görevler verilir. Örneğin, bir insan kaynakları sekreteri referansları kontrol edebilir. Bir sekreter genellikle en az lise diplomasına sahip olmalıdır ve çoğu ofis, liberal sanat derecesi, sekreterlik eğitimi veya idari destek okulundan bir derece veya sertifika derecesi olanları işe almayı tercih eder. State University'nin raporuna göre bir sekreter hızlı bir yazma hızına, bilgisayar bilgisine ve iletişim bilgisine ve insan becerisine sahip olmalı.
Resepsiyonistler
Bir resepsiyonist, bir işin kapısına girdiğinizde ilk gördüğünüz kişidir. Resepsiyonist ziyaretçileri selamlar, telefona cevap verir, mektup ve belgeler yazar ve çalışma alanını resepsiyonda temiz tutar. Bir resepsiyonist aynı zamanda bir işyerinde ve dışında ziyaretçileri imzalayabilir, postaları sıralayabilir, çalışanların katılım günlüğünü koruyabilir ve mektuplar, raporlar ve e-postalar alabilir. Lise diploması genellikle tercih edilir. Ancak, eğer zekiyseniz ve arkadaşça bir tavır ve görünüme sahipseniz, işverenler bu niteliklere örgün eğitim konusunda sıklıkla değer verir. Devlet Üniversitesine göre bazı şirketler resepsiyon görevlilerine iş başında eğitim veriyor.
İş Sorumluluğundaki Farklılıklar
Bir resepsiyonistin sorumluluklarının bir parçası şirket ziyaretçilerini selamlamaktır; Bir sekreter genellikle ziyaretçi selamlamaktan sorumlu değildir. Bir sekreter ziyaretçileri selamlayabilir, ancak sekreterin çalıştığı belirli yöneticilerden birini ziyaret ediyorlarsa. Sekreter, bir veya daha fazla yönetici için özel olarak çalışır. Resepsiyonist tüm şirketi temsil eder ve özellikle kimsenin altında çalışmaz. Bir sekreterin, randevu almak, malzeme sipariş etmek, seyahat düzenlemeleri yapmak ve küçük nakitlerle baş etmek gibi ek sorumlulukları olabilir. Ayrıca, türüne bağlı olarak, yasal, finansal veya pazarlama gibi ek sorumlulukları da olabilir. Devlet Üniversitesine göre bir resepsiyonistin sorumlulukları geneldir - selamlama, telefonlara cevap verme, posta sıralama ve şirket tarafından belirlenen diğer küçük sorumluluklar.
Diğer farklılıklar
Resepsiyonist masası genellikle şirketin en görünür bölgesinde yer almaktadır. Şirkete girdiğinde ilk gördüğün kişi o. Sekreterin ofisi veya alanı genellikle çalıştığı yöneticilerin yakınında bulunur. Ayrıca, bir sekreter genellikle en az lise diplomasına ve hatta bir üniversite belgesine veya derecesine sahip olmak zorundadır. Bir resepsiyonist için bir lise diploması tercih edilir, ancak her zaman gerekli değildir. Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, 2009 yılı itibariyle resepsiyon görevlileri ve bilgi memurları için ortalama yıllık maaş 26.010 ABD Doları, alt düzey sekreterler için ortalama yıllık maaş 31.060 ABD Doları ve üst düzey sekreterlerin ortalama yıllık maaşları 44.010 ABD Dolarıdır.
